Belege, Bestellmails und Stammdaten automatisch fürs ERP vorbereiten
Rund um das ERP wird viel abgetippt: Rechnungen aus dem Postfach, Bestellungen von Händlern, neue Lieferantendaten. Wir bauen mit dem Automatisierungswerkzeug n8n Abläufe, die diese Daten auslesen, mit dem ERP abgleichen und als Entwurf bereitlegen. Gebucht und bestätigt wird weiterhin von Ihren Leuten.
Wo es heute hakt
Das ERP ist sauber strukturiert, aber die Daten kommen unstrukturiert an. Lieferanten schicken PDFs mit eigenem Layout, Kunden bestellen per Mail mit eigenen Artikelbezeichnungen, Preisänderungen stehen in einer angehängten Excel-Liste. Zwischen Posteingang und Erfassungsmaske sitzt fast immer ein Mensch, der liest, nachschlägt und tippt.
Für die Buchhaltung heißt das Rückstau zum Monatsende, für den Verkaufsinnendienst Rückfragen, weil eine Position falsch übernommen wurde, und für die IT eine wachsende Sammlung von Makros und Importvorlagen, die nur eine Person versteht.
Was wir rund ums ERP automatisieren
Eine Auswahl an Abläufen für Unternehmen in Österreich, die mit einem ERP arbeiten, sortiert nach Abteilungen. Jeder Ablauf bereitet vor, Ihr Team prüft und gibt frei; gebucht und bestellt wird weiterhin von Ihren Leuten. Mit welchem Ablauf Sie am besten anfangen, klären wir im Erstgespräch.
Verkauf und Auftragserfassung
- Bestellungen aus Mailtext, PDF oder Excel-Anhang als Auftragsentwurf vorbereiten
- Artikelnummern und Bezeichnungen der Kunden Ihren eigenen Artikeln zuordnen
- Fragen nach dem Liefertermin erkennen und eine Antwort mit dem Stand aus dem ERP entwerfen
- Angebotsanfragen aus dem Verkaufspostfach zusammenfassen, fehlende Mengen oder Ausführungen markieren
Einkauf und Lieferanten
- Auftragsbestätigungen von Lieferanten gegen Menge, Preis und Termin der Bestellung prüfen
- Neue Preislisten von Lieferanten mit den Einkaufspreisen im ERP vergleichen und Änderungen auflisten
- Vor dem Jahresgespräch Konditionen, Boni und Sonderabsprachen eines Lieferanten zusammenstellen
Rechnungen und Buchhaltung
- Eingangsrechnungen auslesen und mit Bestellung und Wareneingang abgleichen
- Warnung, wenn eine Rechnung eine andere Bankverbindung nennt als bisher beim Lieferanten hinterlegt
- Belege für die Übergabe an die Buchhaltung vollständig zusammenstellen, in Österreich etwa für BMD, und Lücken markieren
- Rechnungen an Dienststellen des Bundes vor dem Versand auf die Angaben für die E-Rechnung prüfen, etwa die Auftragsreferenz
Stammdaten
- Neue Kunden und Lieferanten aus Stammdatenblatt, Signatur oder Firmenbuchauszug vorbefüllen
- UID-Nummer neuer Geschäftspartner übernehmen und zur Prüfung vorlegen; Bankdaten bleiben Handarbeit
- Doppelt angelegte Kunden und Artikel finden und eine Zusammenführung zur Bestätigung vorschlagen
- Artikel ohne Gewicht, Zolltarifnummer oder Ursprungsland auflisten
Ablage, Listen und Auswertungen
- Lieferscheine, Zeugnisse und Zollpapiere dem passenden Vorgang zuordnen und benannt ablegen
- Excel-Listen, die neben dem ERP geführt werden, aus ERP-Daten und Mails aktuell halten
- Wochenübersicht zu Aufträgen, Rückständen und offenen Posten für die Geschäftsführung zusammenstellen
Kunden und Kommunikation
- Überfällige Rechnungen auflisten und Zahlungserinnerungen als Entwurf vorbereiten, verschickt erst nach Freigabe
- Kundenschreiben und Händlerinfo zu einer Preisänderung als Entwurf vorbereiten
- Aus den Daten eines neuen Artikels Entwürfe für Produktseite und Händler-Newsletter machen
- Reklamationen aus dem Postfach erfassen und dem richtigen Auftrag zuordnen
Was das in der Praxis heißt
Beispiele für mögliche Abläufe, keine Kundenfälle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
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Eingangsrechnung mit Bestellabgleich
Die Rechnung landet im Sammelpostfach. Der Ablauf erkennt den Lieferanten, liest Rechnungsnummer, Positionen, Steuersätze und Bestellbezug aus und vergleicht Menge und Preis mit Bestellung und Wareneingang. Die Buchhaltung sieht einen fertigen Buchungsvorschlag und nur dort einen Hinweis, wo etwas nicht zusammenpasst.
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Händlerbestellung aus der Mail
Ein Händler schickt eine Bestellung als Mailtext oder Excel-Anhang. Kunde, Lieferadresse, Wunschtermin und Positionen werden ausgelesen, die Kundenartikelnummern Ihren eigenen zugeordnet. Der Innendienst bekommt einen Auftragsentwurf und klärt nur die markierten Zeilen.
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Auftragsbestätigungen von Lieferanten
Bestätigt ein Lieferant einen späteren Liefertermin oder einen anderen Preis, fällt das sonst erst beim Wareneingang auf. Der Ablauf vergleicht die Bestätigung mit Ihrer Bestellung und meldet dem Einkauf die Abweichung, bevor sie zum Problem wird.
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Neue Lieferanten und Kunden anlegen
Aus einem Stammdatenblatt, einer Signatur oder einem Firmenbuchauszug werden Anschrift, UID-Nummer und Ansprechpartner vorbefüllt. Bankverbindungen bleiben ausdrücklich Handarbeit mit Rückruf beim Lieferanten.
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Ablage und Weiterleitung
Lieferscheine, Zeugnisse und Zollpapiere werden dem passenden Vorgang zugeordnet, sinnvoll benannt und im Dokumentenarchiv oder auf dem Laufwerk abgelegt. Wer zuständig ist, bekommt eine kurze Nachricht statt eines weitergeleiteten Mailstapels.
So läuft es ab
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Ablauf auswählen
Im Erstgespräch suchen wir den Ablauf, bei dem heute am meisten abgetippt wird, und zählen grob, wie viele Belege oder Mails es pro Monat sind.
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Zugang zum ERP prüfen
Mit Ihrer IT oder Ihrem ERP-Betreuer klären wir Version, Betriebsart und Lizenz. Ob Entwürfe über eine Schnittstelle, einen Import oder nur als Prüfliste entstehen, halten wir danach schriftlich fest.
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Probelauf mit echten Belegen
Der Ablauf läuft zuerst mit einer Auswahl echter Belege, ohne dass etwas ins ERP geschrieben wird. Ihre Fachabteilung vergleicht die Vorschläge mit dem, was sie selbst erfasst hätte.
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Betrieb mit Freigabe
Erst wenn die Vorschläge passen, geht der Ablauf in den Alltag. Auf Wunsch können wir ihn danach betreuen, etwa an neue Belegformate anpassen oder ansprechbar sein, wenn sich am ERP etwas ändert. Den Umfang der Betreuung legen wir im Angebot fest.
Was bewusst nicht dazugehört
- Gebucht, bestellt oder bestätigt wird nicht vom Ablauf, sondern von einer Person in Ihrem Team.
- Bankverbindungen und Zahlungsfreigaben übernimmt die Automatisierung nie selbst.
- Ob und wie ein Ablauf Daten ins ERP schreiben kann, sagen wir erst nach der Prüfung Ihrer Installation zu, nicht vorher.
- Bei wenigen, stark unterschiedlichen Belegen ist die Erfassung von Hand oft schneller als jede Einrichtung.
Ihre Daten
Die Abläufe laufen in n8n auf Servern, die Goma-IT selbst bei Hostinger in der EU betreibt. Für das Auslesen von Belegen und Mails braucht es Texterkennung und ein Sprachmodell, das Inhalte versteht. Welche Sprachmodelle dafür eingesetzt werden (zum Beispiel Azure OpenAI, OpenAI oder Anthropic), legen wir je Projekt fest und nennen sie Ihnen vor dem Start. Zugriff auf das ERP bekommt der Ablauf nur in dem Umfang, den Ihre IT freigibt.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür ein Zusatzmodul unseres ERP-Herstellers?
Nicht unbedingt. Manche Abläufe kommen mit einer vorhandenen Schnittstelle oder einem Import aus, andere enden in einer Prüfliste, aus der Ihr Team übernimmt. Version und Lizenz geben den Weg vor; das klären wir gemeinsam mit Ihrem ERP-Betreuer.
Was ist n8n und warum nutzen Sie das?
n8n ist ein Werkzeug, mit dem sich Postfächer, Ablagen, Buchhaltung, CRM und ERP zu Abläufen verbinden lassen. Wir betreiben es selbst, deshalb bleiben die Abläufe nachvollziehbar und lassen sich ändern, ohne dass Sie eine weitere Software einführen.
Was passiert, wenn ein Lieferant sein Rechnungslayout ändert?
Kann ein Beleg nicht sicher ausgelesen werden, landet er als unklar bei Ihrer Buchhaltung statt als falscher Vorschlag. Ist eine Betreuung vereinbart, können wir den Fall ansehen und den Ablauf an das neue Layout anpassen.
Wer ist zuständig, wenn ein Ablauf hängt?
Das legen wir im Angebot fest. Auf Wunsch können wir die Abläufe betreuen und überwachen, Ansprechpartner ist dann Goma-IT in Bludenz. Für das ERP selbst bleibt Ihr bisheriger Betreuer zuständig.
Können wir mit einem einzigen Ablauf anfangen?
Ja, das empfehlen wir. An einem Ablauf wie den Eingangsrechnungen sehen Sie im Probelauf, wie das Zusammenspiel mit Ihrem ERP aussieht, bevor weitere dazukommen.
Passt dazu
- Anwendungsfall: Belege automatisch verarbeiten
- Anwendungsfall: Aufträge aus E-Mails automatisch erfassen
- Anwendungsfall: Stammdaten automatisch prüfen lassen
- So läuft eine Anbindung an Ihr ERP
- ERP-Systeme und ihre Zugangswege
- Ratgeber: Eingangsrechnungen automatisch ins ERP
- Ratgeber: Bestellungen aus E-Mails erfassen
- Prozess-Automatisierung bei Goma-IT
Ratgeber zum Thema
- Was ist n8n und brauchen wir das neben unserem ERP?
- Was kostet es uns, wenn im Büro weiterhin alles von Hand ins ERP getippt wird?
- Wie beantworten wir Anfragen zum Liefertermin schneller, ohne jedes Mal im ERP zu suchen?
- Wie prüft der Einkauf Auftragsbestätigungen von Lieferanten automatisch gegen die Bestellung im ERP?
- Wir führen viele Excel-Listen neben dem ERP: Lässt sich das automatisieren?
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, ob sich dieser Baustein für Sie lohnt.
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