Wir führen viele Excel-Listen neben dem ERP: Lässt sich das automatisieren?
Oft ja, aber nicht jede Liste sollte automatisiert werden. Zuerst lohnt die Frage, warum es die Liste gibt: Fehlt eine Funktion im ERP, kommen Daten aus mehreren Quellen zusammen, oder ersetzt die Liste einen Ablauf? Danach entscheidet sich, ob man sie automatisch befüllt, ins ERP verlegt oder abschafft.
In Kürze
- Excel-Listen entstehen meist dort, wo das ERP eine Lücke hat oder Daten von außen dazukommen.
- Manche Listen lassen sich durch eine bisher ungenutzte ERP-Funktion ersetzen.
- Listen aus mehreren Quellen kann eine Automatisierung regelmäßig befüllen.
- Eine Liste, die niemand mehr braucht, sollte man nicht automatisieren, sondern streichen.
In vielen Fällen lässt sich das automatisieren, aber nicht jede Liste verdient es. Bevor eine Excel-Liste automatisch befüllt wird, sollte klar sein, warum es sie gibt. Daraus folgt einer von drei Wegen: die Liste durch eine ERP-Funktion ersetzen, sie automatisch aus mehreren Quellen füllen oder sie ersatzlos streichen.
Warum gibt es so viele Listen neben dem ERP?
Weil Menschen pragmatisch sind. Wenn das ERP etwas nicht auf Knopfdruck zeigt, baut jemand eine Liste. Typische Beispiele in Handel und Produktion:
- Rückstandsliste: offene Kundenaufträge mit den Terminen, die Lieferanten per Mail genannt haben.
- Preisvergleich im Einkauf: Angebote mehrerer Lieferanten für denselben Artikel nebeneinander.
- Provisionsliste: Umsätze je Außendienstmitarbeiter, ergänzt um Sonderregeln, die nirgends im ERP stehen.
- Reklamationsliste: Fälle mit Kunde, Artikel, Ursache und Stand, weil das Reklamationsmodul nie eingeführt wurde.
- Zuordnungsliste: Kundenartikelnummern zu eigenen Artikeln für die Bestellerfassung.
Jede dieser Listen hat einmal ein echtes Problem gelöst. Mit der Zeit wird sie aber selbst zur Arbeit: abtippen, abgleichen, die richtige Version finden.
Welche Frage sollten Sie zuerst stellen?
Für jede Liste: Woher kommen die Daten, und wer nutzt das Ergebnis? Daraus ergeben sich drei Fälle.
Die Daten stehen vollständig im ERP. Dann ist die Liste oft nur ein Bericht, den niemand gebaut hat. Fragen Sie Ihren ERP-Betreuer, ob es dafür eine Auswertung oder einen Filter gibt. Das ist meist günstiger als jede Automatisierung.
Die Daten kommen aus mehreren Quellen. Etwa Auftragsdaten aus dem ERP und Liefertermine aus Lieferantenmails. Das ist der klassische Fall für eine Automatisierung: Ein Ablauf holt regelmäßig die Daten aus dem ERP, liest die Mails aus und führt beides in der Liste zusammen.
Die Liste ersetzt einen Ablauf. Eine Reklamationsliste in Excel heißt oft, dass niemand festgelegt hat, wie Reklamationen laufen sollen. Automatisiert man die Liste, zementiert man das Durcheinander. Hier hilft zuerst eine Entscheidung, dann vielleicht eine Automatisierung.
Wie sieht eine automatisch befüllte Liste aus?
Für das Team ändert sich weniger, als man denkt. Die Liste liegt weiterhin dort, wo man sie kennt. Neu ist, dass ein Ablauf sie füllt, etwa jeden Morgen oder sobald eine passende Mail ankommt. Spalten, die ein Mensch bewerten muss, bleiben frei für Kommentare und Entscheidungen.
Ein Beispiel aus dem Einkauf: Angebote von Lieferanten kommen als PDF. Die Automatisierung liest Artikel, Preis, Staffel und Lieferzeit aus und trägt sie in den Preisvergleich ein. Der Einkäufer sieht alle Angebote nebeneinander und entscheidet, statt zu tippen.
Damit Daten aus dem ERP hineinfließen, braucht es einen lesenden Zugang oder einen regelmäßigen Export. Ob das bei Ihnen geht, zeigt die Prüfung Ihrer Installation.
Wann sollte man eine Liste einfach abschaffen?
Wenn niemand sagen kann, wer sie liest. Es lohnt sich, alle Listen einmal zu sammeln und für jede zu fragen: Was würde passieren, wenn es sie ab morgen nicht mehr gäbe? Kommt als Antwort ein Schulterzucken, sparen Sie sich die Automatisierung.
Wie fangen Sie an?
Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Welche Listen gibt es, wer pflegt sie, wie oft, und woher kommen die Daten? Beginnen Sie mit der Liste, die am häufigsten gepflegt wird und Daten aus mehreren Quellen braucht. Wie solche Abläufe aufgebaut werden, beschreibt die Seite zur Prozess-Automatisierung.
Häufige Fragen
Können die Listen in Excel bleiben, wenn sie automatisch befüllt werden?
Ja. Viele Teams wollen ihre gewohnte Liste behalten. Die Automatisierung schreibt dann in eine Tabelle, etwa in SharePoint oder auf dem Fileserver, und Ihr Team arbeitet wie bisher damit, nur ohne Abtippen.
Was ist mit Listen, die mit Makros arbeiten?
Makros sind oft schlecht dokumentiert und hängen an einer Person. Bevor man eine solche Liste automatisch befüllt, lohnt es sich, aufzuschreiben, was das Makro eigentlich tut. Manchmal lässt sich der ganze Schritt in den automatischen Ablauf übernehmen.