Doppelte Kunden und lückenhafte Artikel finden, bevor sie Fehler machen
Die KI sucht im Kunden-, Lieferanten- und Artikelstamm nach Dubletten, Lücken und Widersprüchen und schlägt Korrekturen vor, etwa aus Datenblättern oder Mails. Übernommen wird nur, was jemand bestätigt.
Wie es in vielen Unternehmen mit ERP heute läuft
Über die Jahre sammelt sich im ERP einiges an: derselbe Kunde dreimal mit leicht anderer Schreibweise, Lieferanten mit alter Bankverbindung, Artikel ohne Gewicht oder Zolltarifnummer. Niemand hat Zeit, das systematisch durchzugehen, bis eine Lieferung an die falsche Adresse geht oder eine Exportmeldung an fehlenden Angaben scheitert. Die richtigen Werte gibt es oft längst, nur stehen sie in einem Datenblatt oder in der Signatur einer Mail.
So läuft es mit Goma-IT
- Wir legen fest, welche Stammdaten geprüft werden und welche Felder für Sie besonders wichtig sind, etwa UID-Nummer, Lieferbedingungen oder Gewichte.
- Die Stammdaten werden lesend aus dem ERP abgerufen. Die KI sucht nach ähnlichen Datensätzen, leeren Pflichtfeldern und Werten, die nicht zusammenpassen.
- Für fehlende Angaben sucht sie Belege in Ihren Dokumenten, zum Beispiel das Gewicht im Datenblatt des Lieferanten oder die neue Adresse in einer Mail.
- Die Vorschläge kommen als Liste mit Quelle zu jedem Wert. Jemand aus dem Fachbereich bestätigt oder verwirft.
- Bestätigte Änderungen werden über den Weg eingespielt, den Ihr ERP dafür vorsieht, etwa über eine Schnittstelle oder einen Import.
Was Ihr Unternehmen vorher bereitstellt
- Lesender Zugriff auf die betroffenen Stammdaten.
- Eine Person im Fachbereich, die über Zusammenführungen und Korrekturen entscheiden darf.
- Für Vorschläge aus Dokumenten den Zugriff auf Datenblätter, Lieferantenunterlagen oder das Postfach.
Was die KI nicht übernimmt
- Datensätze werden nicht automatisch zusammengeführt oder gelöscht. Das entscheidet ein Mensch, auch weil an Kunden Belege und Buchungen hängen.
- Bankverbindungen ändert die KI nie selbst. Bei Änderungsmitteilungen per Mail gibt es einen Hinweis, keine Übernahme.
- Die Qualität der Vorschläge hängt davon ab, wie vollständig Ihre Dokumente sind.
Passende Software
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Fragen dazu
Warum übernimmt die KI geänderte Bankverbindungen nicht?
Gefälschte Mails mit angeblich neuer Kontonummer sind eine bekannte Betrugsmasche. Deshalb gibt es bei solchen Mitteilungen nur einen Hinweis. Ändern muss jemand nach Rückruf beim Lieferanten.
Ist das ein einmaliges Aufräumen oder läuft es dauerhaft?
Beides ist möglich. Oft beginnt es mit einer einmaligen Prüfung des Bestands, danach werden nur noch neue und geänderte Datensätze geprüft.
Brauchen wir dafür einen schreibenden Zugang zum ERP?
Für das Finden nicht, dafür reicht Lesen. Wenn bestätigte Korrekturen automatisch eingespielt werden sollen, braucht es einen schreibenden Weg, den wir vorher prüfen.
Ratgeber zum Thema
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
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