Was kostet es uns, wenn im Büro weiterhin alles von Hand ins ERP getippt wird?

Eine pauschale Zahl gibt es nicht, und wer Ihnen eine nennt, kennt Ihren Betrieb nicht. Sie können die Kosten aber selbst ermitteln: Wie viele Vorgänge fallen an, wie lange dauert einer, was kostet eine Stunde im Büro, und was kosten die Fehler? Diese Rechnung braucht ein paar Wochen Aufmerksamkeit, aber keine Software.

Warum lohnt sich das Nachrechnen?

Abtippen ist unsichtbar. Es steht in keiner Kostenstelle, weil es zwischen anderen Aufgaben passiert. Die Mitarbeiterin in der Buchhaltung erfasst Rechnungen zwischen zwei Telefonaten, der Innendienst tippt Bestellungen, während er auf einen Rückruf wartet. Niemand hat das je zusammengezählt.

Erst die Zahl macht eine Entscheidung möglich, in die eine wie in die andere Richtung.

Was sollten Sie zählen?

Was	Wie Sie es erheben
Anzahl der Vorgänge je Monat	Rechnungen, Bestellmails, Auftragsbestätigungen aus dem ERP oder Postfach zählen
Minuten je Vorgang	eine Woche lang bei typischen Vorgängen mitschreiben, vom Öffnen der Mail bis zur fertigen Erfassung
interne Stundenkosten	aus der Lohnverrechnung, inklusive Lohnnebenkosten, oder vom Steuerberater
Fehler je Monat	Reklamationen wegen falscher Menge, Gutschriften, Korrekturbuchungen
Wartezeiten	wie lange Belege oder Bestellungen im Durchschnitt liegen, bevor jemand sie anfasst

Die Grundrechnung ist einfach: Vorgänge mal Minuten, geteilt durch sechzig, mal Stundenkosten. Das Ergebnis ist der direkte Aufwand pro Monat.

Welche Kosten vergessen fast alle?

Fehlerfolgen: Eine falsch abgetippte Menge kostet nicht die Minute der Korrektur, sondern die Rücksendung, die Nachlieferung und manchmal den Kunden. Zählen Sie, wie oft so etwas vorkommt, und schätzen Sie mit dem Vertrieb, was ein solcher Fall kostet.

Verpasstes Skonto: Bleiben Eingangsrechnungen liegen, läuft die Skontofrist ab. Ihre Buchhaltung kann aus dem ERP auswerten, wie viel Skonto im letzten Jahr nicht gezogen wurde.

Engpässe: Wenn die eine Person, die die Bestellungen eines Großkunden kennt, im Urlaub ist, bleibt etwas liegen. Das ist schwer in Euro zu fassen, aber ein echtes Risiko.

Was nicht getan wird: Die Zeit fürs Abtippen fehlt woanders, etwa beim Nachfassen von Angeboten oder beim Prüfen von Lieferantenkonditionen.

Ein Rechenbeispiel ohne erfundene Zahlen

Angenommen, Sie zählen A Rechnungen im Monat, messen B Minuten je Rechnung und Ihre Stundenkosten liegen bei C Euro. Dann kostet das Erfassen A mal B durch 60 mal C Euro im Monat. Setzen Sie Ihre Werte ein. Kommt dabei ein Betrag heraus, für den sich niemand die Mühe einer Umstellung machen würde, haben Sie eine klare Antwort.

Wichtig: Eine Automatisierung spart nie die ganze Zeit. Auch automatisch ausgelesene Vorgänge muss jemand prüfen und freigeben. Rechnen Sie also nicht mit null Minuten, sondern mit der Prüfzeit.

Wann lohnt sich eine Automatisierung nicht?

Wenn es wenige Vorgänge sind, wenn jeder anders aussieht oder wenn die meiste Zeit nicht im Erfassen, sondern im Klären steckt. Dann hilft vielleicht eine bessere Ablage, eine Wissensdatenbank oder schlicht eine klarere Zuständigkeit mehr als eine Automatisierung.

Was machen Sie mit dem Ergebnis?

Mit Ihren Zahlen lässt sich ein Angebot vernünftig beurteilen: Sie sehen, was die Handarbeit heute kostet, und können es den einmaligen und laufenden Kosten einer Lösung gegenüberstellen. Welche Abläufe sich typischerweise automatisieren lassen, zeigt die Seite zur Prozess-Automatisierung.