Was ist n8n und brauchen wir das neben unserem ERP?

n8n (gesprochen „n-eight-n“) ist ein Werkzeug, mit dem man Abläufe zwischen Programmen festlegt: Wenn im Postfach etwas Bestimmtes ankommt, passiert Schritt eins, dann Schritt zwei, dann Schritt drei. Neben einem ERP übernimmt es die Handarbeit, die heute zwischen Mail, PDF, Excel und ERP-Maske stattfindet. Ob Sie es brauchen, hängt davon ab, wie viel davon bei Ihnen anfällt.

Was macht n8n eigentlich?

Stellen Sie sich eine Liste von Anweisungen vor, die ein sehr genauer Praktikant abarbeitet, nur ohne Pause. Ein Beispiel aus der Buchhaltung: Eine Mail kommt im Rechnungspostfach an. n8n prüft, ob ein PDF angehängt ist, gibt es zum Auslesen weiter, sucht den Lieferanten im ERP, vergleicht den Betrag mit der Bestellung und legt alles in eine Prüfliste. Weicht etwas ab, bekommt der Einkauf eine Nachricht.

Jeder dieser Schritte heißt in n8n „Knoten“. Manche Knoten sprechen mit einem Programm, andere rechnen, vergleichen oder verzweigen. Eine KI ist dabei nur ein Knoten unter vielen, etwa für das Lesen eines Dokuments, dessen Aufbau sich von Lieferant zu Lieferant unterscheidet.

Wozu braucht man das, wenn wir schon ein ERP haben?

Ein ERP ist darauf gebaut, sauber erfasste Daten zu verwalten. Die Daten kommen aber selten sauber an. Bestellungen stecken als Fließtext in Mails, Auftragsbestätigungen als PDF, neue Lieferantendaten in einer Signatur. Bevor das ERP damit arbeiten kann, tippt jemand ab.

Genau diese Lücke füllt ein Automatisierungswerkzeug. Es holt die Daten dort ab, wo sie ankommen, bringt sie in die Form, die das ERP erwartet, und legt sie so hin, dass Ihr Team nur noch prüft. Das ERP bleibt, wie es ist.

Woran erkennen Sie, dass es sich lohnen könnte?

• Dieselbe Art von Vorgang kommt regelmäßig, etwa Rechnungen, Bestellungen oder Lieferavis.
• Jemand überträgt Daten von einem Programm ins andere, ohne dabei viel zu entscheiden.
• Fehler beim Abtippen fallen erst spät auf, zum Beispiel bei der Lieferung oder im Mahnlauf.
• Es gibt Excel-Listen, die nur existieren, weil zwei Programme nicht miteinander reden.

Kommen solche Vorgänge nur ein paar Mal im Monat vor oder muss jedes Mal jemand ausführlich abwägen, bringt eine Automatisierung wenig. Dann ist die Handarbeit schneller als jede Einrichtung.

Wie kommt n8n an die Daten im ERP?

Über die Wege, die das ERP dafür vorsieht: eine Programmierschnittstelle (ein offizieller Zugang für andere Programme), einen Datenbankzugriff oder einen Datei-Export und -Import. Welcher Weg bei Ihrer Version und Lizenz offensteht, ist von System zu System verschieden. Ob das bei Ihnen geht, zeigt die Prüfung Ihrer Installation, gemeinsam mit Ihrer IT oder Ihrem ERP-Betreuer.

Gibt es keinen Zugang, kann n8n trotzdem helfen: Es bereitet die Daten in einer Liste oder Importdatei vor, und jemand übernimmt sie mit wenigen Klicks.

Wer betreibt n8n, und wo laufen die Daten durch?

n8n stammt von einem Unternehmen aus Berlin und lässt sich auf eigenen Servern betreiben, statt die Daten über einen fremden Cloud-Dienst zu schicken. Goma-IT betreibt n8n auf eigenen Servern in der EU beim Anbieter Hostinger und kümmert sich um Wartung, Updates und Überwachung der Abläufe. Sie brauchen dafür keinen eigenen Server und niemanden im Haus, der n8n kennt.

Übrigens: Auch ERP-Hersteller greifen auf das Werkzeug zurück. Proalpha hat im April 2026 eine Integrationsplattform auf Basis von n8n angekündigt (Quelle: proalpha.com). Das zeigt, dass n8n kein Bastelwerkzeug ist, heißt aber nichts für Ihr konkretes System.

Was bleibt bei Ihren Leuten?

Alles, was eine Entscheidung ist: Zahlungsfreigaben, Preise, Liefertermine, Zusagen an Kunden. Die Automatisierung bereitet vor, Ihr Team gibt frei. Wie das bei Belegen, Bestellmails und Stammdaten konkret aussieht, beschreibt die Seite zur Prozess-Automatisierung.