Kunden bestellen mit ihren eigenen Artikelnummern: Wie findet die KI unseren Artikel?

Die KI findet Ihren Artikel auf zwei Wegen. Ist die Kundenartikelnummer schon bekannt, schlägt sie in einer Zuordnungstabelle nach. Ist sie neu, vergleicht sie Bezeichnung, Abmessungen und frühere Bestellungen dieses Kunden und schlägt passende Artikel vor. Ihr Innendienst bestätigt, und ab dann kennt die Tabelle auch diese Nummer.

Warum ist die Zuordnung so mühsam?

Ihr Kunde bestellt aus seinem eigenen System. Dort heißt Ihr Artikel nicht 100-4711, sondern „Winkel 90 verz. 40x40“ mit der Nummer W-0815. Ein anderer Kunde nennt denselben Artikel „Montagewinkel 40 mm“. Im Innendienst kennt man die Stammkunden und ordnet aus dem Kopf zu. Bei neuen Kunden, neuen Kollegen oder seltenen Artikeln beginnt das Suchen.

Gerade bei Großhändlern mit vielen tausend Artikeln ist das der Teil der Bestellerfassung, der am meisten Zeit kostet und die meisten Fehler erzeugt.

Wie geht die KI dabei vor?

Schritt 1: nachschlagen. Für jede Position wird geprüft, ob es zur Kombination aus Kunde und Kundenartikelnummer schon eine bestätigte Zuordnung gibt. Wenn ja, ist die Sache erledigt. Das ist kein KI-Kunststück, sondern eine einfache Tabelle, und sie ist der verlässlichste Teil.

Schritt 2: vergleichen. Gibt es keinen Eintrag, liest ein Sprachmodell, also eine KI, die Texte versteht, die Bezeichnung und zerlegt sie in Merkmale: Art, Material, Oberfläche, Maße. Diese Merkmale werden mit Ihrem Artikelstamm verglichen. Dazu kommen Hinweise aus der Vergangenheit, etwa welche Artikel dieser Kunde sonst bestellt.

Schritt 3: vorschlagen. Heraus kommen ein bis drei Kandidaten mit einer Einschätzung, wie gut sie passen. Ist keiner überzeugend, wird die Position als unklar markiert.

Was sieht der Innendienst?

Einen Auftragsentwurf, bei dem bekannte Positionen schon zugeordnet sind und unsichere Positionen hervorgehoben werden, mit den vorgeschlagenen Artikeln daneben. Ein Klick bestätigt einen Vorschlag, ein anderer öffnet die Suche. Die ursprüngliche Zeile aus der Bestellung bleibt sichtbar, damit niemand raten muss, was der Kunde gemeint hat.

Wie wird die Zuordnung mit der Zeit besser?

Jede Bestätigung landet in der Zuordnungstabelle. Bestellt der Kunde W-0815 das nächste Mal, wird nicht mehr verglichen, sondern nachgeschlagen. Nach einiger Zeit sind die häufigen Artikel der Stammkunden abgedeckt, und die KI muss nur noch bei echten Neuheiten vorschlagen.

Auch Korrekturen zählen. Hat der Innendienst einen Vorschlag abgelehnt und einen anderen Artikel gewählt, wird genau diese Entscheidung übernommen. Ein einmal korrigierter Irrtum taucht beim nächsten Auftrag desselben Kunden nicht wieder auf.

Wichtig ist, dass die Tabelle an einer Stelle gepflegt wird. Kann Ihr ERP Kundenartikelnummern speichern, gehört sie dorthin. Sonst führt die Automatisierung sie, und Ihr Team kann sie jederzeit einsehen und korrigieren.

Wo liegen die Grenzen?

• Bei sehr ähnlichen Artikeln, die sich nur in einem Detail unterscheiden, das in der Bestellung fehlt. Dann braucht es eine Rückfrage beim Kunden, keine bessere KI.
• Bei lückenhaften Stammdaten. Fehlt im Artikelstamm das Maß oder das Material, kann auch die KI es nicht vergleichen.
• Bei Ersatzartikeln und Auslaufware. Ob der Kunde den Nachfolger will, entscheidet der Innendienst.

Womit beginnen?

Mit den Kunden, die am meisten per Mail bestellen. Exportieren Sie deren Bestellungen der letzten Monate und prüfen Sie, wie oft dieselben Kundenartikelnummern vorkommen. Das zeigt, wie schnell eine Zuordnungstabelle greift. Den gesamten Ablauf von der Bestellmail bis zum Auftragsentwurf beschreibt der Anwendungsfall Aufträge aus E-Mails automatisch erfassen.