Was Goma-IT für Unternehmen mit ERP macht
Im ERP, dem zentralen Programm für Warenwirtschaft und Buchhaltung, stehen Aufträge, Artikel und offene Posten. Rundherum arbeiten kaufmännische Leitung, Einkauf, Verkauf, Buchhaltung und IT mit Mails, PDFs, Anfragen und Texten. Für diese Arbeit bieten wir fünf Leistungen an. Sie lassen sich einzeln beauftragen, und Ihr ERP bleibt dabei, wie es ist.
Prozess-Automatisierung zwischen Postfach und ERP
Eine Lieferantenrechnung kommt als PDF ins Sammelpostfach. Die Automatisierung liest Lieferant, Beträge und Bestellnummer aus, sucht die passende Bestellung und legt der Buchhaltung einen Buchungsvorschlag mit Abweichungen hin. Im Verkauf läuft es ähnlich: Aus der Bestellmail eines Händlers wird ein Auftragsentwurf, in dem die Artikelnummern des Kunden schon Ihren eigenen zugeordnet sind.
Gebaut werden solche Abläufe mit dem Automatisierungswerkzeug n8n. Es läuft auf Servern bei Hostinger in der EU, die wir selbst betreiben, und verbindet Mail, Ablage, Buchhaltung, CRM und ERP, ohne dass Sie Software austauschen. Freigegeben wird von Ihrem Team, nicht vom Programm.
Grenze: Manche ERP-Versionen nehmen Entwürfe über eine Schnittstelle an, andere nur über einen Import.
Anwendungsfälle rund ums ERP · Mehr zur Prozess-Automatisierung
KI-Wissensdatenbank über ERP-Daten und Dokumente
Die kaufmännische Leitung will wissen, warum die Marge bei einem Großkunden gesunken ist. Die Zahlen liefert das ERP, die Erklärung steht in einer Preisvereinbarung auf dem Laufwerk und in einer Mail des Außendiensts. Die Wissensdatenbank durchsucht beides und antwortet in normaler Sprache, mit Verweis auf Datensatz und Dokument.
Sie ist unser eigenes Produkt. Jedes Unternehmen bekommt einen eigenen Server bei Hetzner in Falkenstein, Deutschland, oder den Betrieb im eigenen Haus. Texterkennung und Sprachmodell (der Teil, der Fragen versteht und Antworten formuliert) laufen über Microsoft Azure in der EU-Datenzone, also in Rechenzentren innerhalb der EU; mit Ihren Daten wird nichts trainiert. Die Einrichtung übernehmen wir; wie lange sie dauert, hängt vom Umfang Ihrer Unterlagen ab. Abgenommen wird anhand von 20 Erfolgsfragen, die Sie festlegen.
Grenze: Ohne Zugang zum ERP arbeitet die Wissensdatenbank mit Dokumenten, Mails und Exporten aus dem ERP.
Website-Chatbot für Kunden und Händler
Händler fragen nach Abmessungen, Varianten, Lieferzeiten oder dem Stand einer Bestellung, oft außerhalb der Bürozeiten. Der Chatbot auf Ihrer Website beantwortet solche Fragen aus Produktblättern, Lieferbedingungen und anderen Inhalten, die Sie freigeben. Für den Lieferstatus einzelner Bestellungen bräuchte er zusätzlich einen Lesezugang zum ERP.
Fehlen für ein Angebot Angaben wie Menge, Ausführung oder Lieferadresse, fragt er nach und schickt die Anfrage vollständig an den Verkaufsinnendienst. Auf Wunsch schlägt er freie Termine aus einem Kalender wie Outlook oder Google Kalender vor, etwa für ein Gespräch mit dem Außendienst. Weiß er nicht weiter, übergibt er an Ihr Team. Der Chatbot ist als KI gekennzeichnet, wie es Art. 50 Abs. 1 AI Act seit 2. August 2026 verlangt. Welche Dienste die Eingaben verarbeiten, legen wir vor dem Start schriftlich offen.
Grenze: Ein Chatbot lohnt sich nur, wenn dieselben Fragen immer wieder gestellt werden.
Content-Automatisierung für Produktneuheiten und Newsletter
Ein neues Produkt ist im Sortiment, aber niemand hat Zeit für den Text. Das Produktmanagement spricht eine kurze Sprachnachricht auf oder schreibt ein paar Stichpunkte. Daraus entstehen Entwürfe für die Website, einen LinkedIn-Beitrag, den Händler-Newsletter oder ein kurzes Video-Skript.
Die Entwürfe folgen einem Stilprofil, das wir aus Ihren bisherigen Texten erstellen, damit sie nach Ihrem Unternehmen klingen. Online oder in den Versand geht nichts, bevor jemand bei Ihnen freigegeben hat.
Grenze: Fachliche Angaben wie Maße oder Lieferbarkeit prüft weiterhin jemand aus Ihrem Haus.
Lokale KI, wenn Finanzdaten das Haus nicht verlassen sollen
Offene Posten, Deckungsbeiträge, Lohnauswertungen: Manche Unternehmen wollen solche Daten keinem Cloud-Dienst übergeben, auch keinem in der EU. Dann läuft das Sprachmodell auf eigener GPU-Hardware in Ihrem Serverraum, neben dem ERP.
Nach dem Erstgespräch testen wir auf gemieteter GPU-Rechenleistung in einem EU-Rechenzentrum, ob ein lokales Modell Ihre Aufgaben gut genug löst. Danach bekommen Sie eine Stückliste für die Hardware, wir installieren und betreuen das System über einen Fernzugang, den Sie freigeben.
Grenze: Ein lokales Modell braucht eigene Hardware und ist nicht für jede Aufgabe so stark wie ein Modell in der Cloud; das zeigt der Machbarkeits-Check.
Vom Zeitfresser zum Plan
Welche Leistung zu Ihrem Unternehmen passt, zeigt sich erst, wenn klar ist, wo zwischen Postfach und ERP die Zeit hängen bleibt. Soll eine Leistung Daten aus dem ERP lesen oder dort Entwürfe anlegen, kommt die Verbindung dazu: Ob sie möglich ist, hängt an Version, Lizenz, Betriebsart und den Zugängen, die Ihr ERP-Betreuer freigibt. Deshalb arbeiten wir in vier Schritten:
- Erstgespräch: Im kostenlosen Gespräch erzählen Sie, wo in Einkauf, Verkauf oder Buchhaltung die Handarbeit anfällt.
- Zeitfresser finden: Wir suchen die Abläufe, die am meisten Zeit kosten, sehen uns dafür Programme, Postfächer und Ablagen an und klären mit IT oder ERP-Betreuer, welche Schnittstellen es gibt, also offizielle Zugänge, über die Programme Daten austauschen.
- Plan für einen schlanken Ablauf: Sie bekommen schriftlich eine Reihenfolge, eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie Nein lautet, und ein Angebot.
- Umsetzen und betreuen: Nach Ihrer Freigabe richten wir den ersten Ablauf ein, testen ihn mit echten Belegen und betreuen ihn weiter. Die Wissensdatenbank nehmen Sie anhand von 20 Erfolgsfragen ab.
Fragen zu den Leistungen
Müssen wir alle fünf Leistungen nehmen?
Nein. Sinnvoll ist oft, mit einem einzigen Ablauf zu beginnen, etwa den Eingangsrechnungen oder den Bestellungen aus dem Postfach. Weitere Bausteine kommen erst dazu, wenn der erste im Alltag läuft und Sie das wollen.
Brauchen alle Leistungen eine Schnittstelle zum ERP?
Nein. Wissensdatenbank, Chatbot und Content-Automatisierung arbeiten auch ganz ohne ERP-Zugang, nur mit Dokumenten, Postfächern und freigegebenen Inhalten. Sollen Daten aus dem ERP gelesen oder Entwürfe dort angelegt werden, kommt es darauf an, was Ihre Version und Ihr Lizenzvertrag erlauben. Das klären wir im Schritt „Zeitfresser finden“, der weiter oben unter „Vom Zeitfresser zum Plan“ beschrieben ist.
Wer entscheidet, was ins ERP geschrieben oder an Kunden verschickt wird?
Immer Ihre Mitarbeiter. Automatisierungen bereiten Datensätze und Antworten als Entwurf vor, Texte aus der Content-Automatisierung gehen erst nach Freigabe hinaus. Nur der Chatbot antwortet selbstständig, und zwar ausschließlich aus Inhalten, die Sie vorher freigegeben haben.
Womit fangen wir am besten an?
Mit dem Ablauf, bei dem heute am meisten abgetippt, gesucht oder nachgefragt wird. Den finden wir im kostenlosen Erstgespräch gemeinsam heraus. Oft ist das die Buchhaltung mit ihren Eingangsbelegen oder der Verkaufsinnendienst mit Bestellungen per Mail.
Sie wollen vorab besprechen, wo bei Ihnen Handarbeit steckt? Buchen Sie dafür ein kostenloses Erstgespräch oder schreiben Sie uns über das Kontaktformular.
Welche Leistung passt zu Ihrem ERP-Alltag?
Im kostenlosen Erstgespräch, 30 Minuten am Telefon, online oder vor Ort in Vorarlberg, sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen Ihnen, womit Sie anfangen sollten.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818