Was mit Ihren ERP-Daten passiert
Kundenkonditionen, Deckungsbeiträge, offene Posten: Im ERP liegt das, was ein Unternehmen am wenigsten herzeigen will. Diese Seite erklärt, wo Daten verarbeitet werden, wenn wir Ihr ERP mit Wissensdatenbank und Automatisierungen verbinden, und wer darauf zugreifen kann.
Wo welche Daten verarbeitet werden
- Wissensdatenbank auf eigenem Server
- Dokumente, Mails und die freigegebenen Auszüge aus dem ERP liegen auf einem Server, der nur Ihrem Unternehmen gehört. Er läuft bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein in Deutschland. Eine gemeinsame Datenbank mit anderen Kunden gibt es nicht.
- Texterkennung und Sprachmodell
- Texterkennung und Sprachmodell, das Antworten formuliert, laufen über Microsoft Azure in der EU-Datenzone, also in Rechenzentren innerhalb der EU. Beim Einlesen werden gescannte Belege und Dokumente zur Texterkennung verarbeitet. Für eine Antwort gehen nur die jeweils passenden Ausschnitte an das Sprachmodell, nicht Ihr ganzes Archiv. Für das Training von Sprachmodellen werden Ihre Daten nicht verwendet. Für die Texterkennung nutzen wir Azure AI Document Intelligence, als Sprachmodell Azure OpenAI in der EU-Datenzone.
- Automatisierungen zwischen ERP und Postfach
- Abläufe wie das Auslesen eines Belegs und das Anlegen eines Entwurfs im ERP laufen mit dem Automatisierungswerkzeug n8n. Das Werkzeug betreiben wir auf eigenen Servern, nicht als Abo bei einem fremden Cloud-Anbieter. Die Server stehen bei Hostinger in einem Rechenzentrum in der EU. Welche Sprachmodelle ein Ablauf nutzt (zum Beispiel Azure OpenAI, OpenAI oder Anthropic), legen wir je Projekt fest und Ihnen vorab offen.
- Ihr ERP selbst
- Am ERP ändert sich nichts. Es bleibt dort, wo es heute läuft, ob im eigenen Serverraum, beim Systemhaus oder in der Cloud des Herstellers. Wir greifen über die Wege zu, die Ihr System und Ihr Lizenzvertrag erlauben.
Die Angaben zu Texterkennung und Sprachmodell gelten für die Wissensdatenbank. Bei Automatisierungen, beim Website-Chatbot und bei der Content-Automatisierung hängt es von der Einrichtung ab, welche Dienste und Sprachmodelle Eingaben und Texte verarbeiten; dabei können auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein. Welche das sind, legen wir je Projekt fest und Ihnen vor dem Start schriftlich offen. Alle Leistungen im Überblick stehen unter Leistungen.
Server in Deutschland oder im eigenen Rechenzentrum?
Betreiben Sie für Ihr ERP ohnehin eigene Server, kann auch die Wissensdatenbank dort laufen.
| Eigener Server in Deutschland | Im eigenen Rechenzentrum | |
|---|---|---|
| Standort der Daten | Hetzner, Falkenstein | Ihr Serverraum oder Ihr Rechenzentrumspartner |
| Verbindung zum ERP | über eine abgesicherte Verbindung in Ihr Netz | innerhalb Ihres Netzes |
| Sprachmodell | Microsoft Azure, EU-Datenzone | Azure in der EU-Datenzone oder ein lokales Modell auf eigener Hardware |
| Betreuung | durch Goma-IT | durch Goma-IT per Fernzugang, abgestimmt mit Ihrer IT |
Fragen von IT und Datenschutz
Bekommt die KI Zugriff auf unser gesamtes ERP?
Nein. Festgelegt wird vorab, welche Tabellen, Belegarten oder Auswertungen sie sehen darf, zum Beispiel offene Aufträge und Artikelstamm, aber keine Lohndaten. Wo das ERP Benutzerrechte für Schnittstellen kennt, legen wir dafür einen eigenen technischen Benutzer mit genau diesen Rechten an.
Werden Buchhaltungs- und Personaldaten verarbeitet?
Nur wenn Sie das ausdrücklich wollen. Wir empfehlen, Lohn, Personal und heikle Teile der Finanzbuchhaltung außen vor zu lassen. Auf Wunsch lassen sich personenbezogene Angaben wie Namen vor der Übergabe an das Sprachmodell durch Platzhalter ersetzen; das legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest.
Wer bei Goma-IT kann unsere Daten sehen?
Für Einrichtung und Wartung braucht Goma-IT technischen Zugang zum Server. Umfang und Protokollierung dieses Zugangs regeln wir vertraglich, bevor Daten verarbeitet werden, in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Kann die KI Daten im ERP verändern?
Nur wenn das ausdrücklich so vereinbart ist und Ihr ERP einen schreibenden Zugang erlaubt. Auch dann legt die Automatisierung Datensätze als Entwurf oder zur Freigabe an, statt still im Hintergrund zu buchen.
Was diese Website selbst an Daten erhebt, steht in der Datenschutzerklärung.
Ihre IT hat noch Fragen?
Wir gehen Aufbau, Zugänge und Verträge gern direkt mit Ihrer IT-Leitung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten durch.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818