Eingangsrechnungen automatisch ins ERP: Was lässt sich sinnvoll automatisieren?
Automatisieren lassen sich vor allem das Abholen aus dem Postfach, das Auslesen der Rechnungsdaten und der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein. Die Freigabe zur Zahlung und die Klärung von Abweichungen bleiben bei Menschen. Strukturierte E-Rechnungen machen das Auslesen deutlich verlässlicher.
In Kürze
- Rechnungen kommen als PDF, Scan oder strukturierte E-Rechnung.
- Das Auslesen von PDF und Scan ist gut, aber nicht fehlerfrei.
- Der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang findet die meisten Abweichungen.
- Zahlungsfreigabe und Klärung bleiben beim Menschen.
Der Weg einer Eingangsrechnung
Eine Rechnung kommt per Mail, wird geöffnet, gedruckt oder weitergeleitet, mit Bestellung und Lieferschein verglichen, von der zuständigen Person freigegeben, im ERP erfasst und schließlich bezahlt. An jedem Schritt kann sie liegen bleiben.
Welche Schritte sich gut automatisieren lassen
| Schritt | Automatisierbar? | Bemerkung |
|---|---|---|
| Abholen aus dem Rechnungspostfach | gut | Anhänge erkennen, Werbung aussortieren |
| Auslesen von Lieferant, Betrag, Datum, Positionen | gut, nicht fehlerfrei | bei Scans und unüblichen Layouts Prüfung nötig |
| Abgleich mit Bestellung und Wareneingang | gut, wenn Bestelldaten sauber sind | findet Mengen- und Preisabweichungen |
| Freigabe zur Zahlung | nein | bleibt bei der zuständigen Person |
| Erfassung im ERP | je nach Zugang | Zugang wird vorab geklärt |
Warum E-Rechnungen helfen
Eine strukturierte E-Rechnung enthält die Daten maschinenlesbar, statt sie aus einem Bild herauszulesen. Damit entfallen Lesefehler. In Österreich ist etwa ebInterface verbreitet, besonders bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Wie viele Ihrer Lieferanten so liefern, entscheidet über den Nutzen.
Was bei Menschen bleiben muss
Die Entscheidung, ob eine Rechnung bezahlt wird. Abweichungen zur Bestellung, unbekannte Lieferanten und geänderte Bankverbindungen gehören immer zu einem Menschen. Letzteres auch aus Sicherheitsgründen: Gefälschte Rechnungen mit geänderter Kontonummer sind eine bekannte Betrugsmasche.
Wie man startet
Mit einer Auswertung der eigenen Rechnungen: Wie viele kommen im Monat, von wie vielen Lieferanten, in welchem Format? Daraus ergibt sich, ob sich eine Automatisierung lohnt und welcher Teil zuerst.
Häufige Fragen
Hat unser ERP das nicht schon eingebaut?
Manche ERP-Systeme bieten eigene Belegerkennung oder Module dafür an, teils über Partner. Ob eine zusätzliche Lösung sinnvoll ist, hängt davon ab, was das vorhandene Modul schon abdeckt.
Welche E-Rechnungsformate werden unterstützt?
Das hängt davon ab, in welchen Formaten Ihre Lieferanten schicken und was Ihr ERP einlesen kann. Beides sehen wir uns vor einem Angebot an.