Antworten aus ERP-Auszügen, Verträgen und Mails, mit Fundstelle
Die Zahl steht im ERP, der Grund dafür in einem Vertrag, einer Preisliste oder einer Mail. Die Wissensdatenbank bringt beides zusammen: Sie stellen eine Frage in ganzen Sätzen und bekommen eine Antwort mit Verweis auf das Dokument oder den Datensatz, aus dem sie stammt.
Wo es heute hakt
Wer im ERP etwas nachsehen will, braucht die richtige Maske, den richtigen Filter oder einen Bericht, den jemand aus der IT gebaut hat. Für Fragen, die nicht in einen Standardbericht passen, landet die Anfrage beim Controlling oder bei der einen Kollegin, die sich auskennt.
Dazu kommt alles, was gar nicht im ERP steht: Rahmenverträge mit Lieferanten, Sonderkonditionen für einzelne Händler, Verfahrensanweisungen der Buchhaltung, Protokolle aus der Einführung. Das liegt verteilt auf Laufwerk, im Dokumentenarchiv und in Postfächern.
Was das in der Praxis heißt
Beispiele für mögliche Abläufe, keine Kundenfälle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
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Konditionen eines Lieferanten
Der Einkauf fragt, welches Zahlungsziel und welcher Skonto mit einem Lieferanten vereinbart sind und ob es eine Mindestbestellmenge gibt. Die Antwort kommt aus dem Rahmenvertrag, mit Seitenangabe.
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Warum ein Kunde andere Preise hat
Der Verkauf sieht im ERP einen abweichenden Preis und will wissen, worauf er beruht. Die Wissensdatenbank findet die Preisvereinbarung und die Mail, in der sie bestätigt wurde.
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Interne Regeln der Buchhaltung
Eine neue Mitarbeiterin fragt, wie Gutschriften mit Bezug auf eine Teillieferung behandelt werden. Die Antwort stammt aus der internen Verfahrensanweisung, nicht aus dem Gedächtnis eines Kollegen.
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Umsatzfragen der Geschäftsführung
Welche zehn Kunden haben im letzten Quartal den größten Rückgang? Ist ein lesender Zugang zu freigegebenen ERP-Auszügen eingerichtet, antwortet die Wissensdatenbank mit Zahlen und nennt die Tabelle, aus der sie stammen.
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Wissen aus der ERP-Einführung
Die IT fragt, warum ein bestimmtes Feld damals als Pflichtfeld eingerichtet wurde. Die Antwort steht im Projektprotokoll von vor fünf Jahren, das sonst niemand mehr öffnet.
So läuft es ab
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Quellen festlegen
Wir legen mit Ihnen fest, welche Ordner, Archive, Postfächer und ERP-Auszüge einbezogen werden und wer welche Inhalte sehen darf.
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Lesezugang zum ERP prüfen
Ob und in welcher Form ERP-Daten lesend einbezogen werden, etwa über eine Schnittstelle (einen offiziellen Zugang, über den Programme Daten austauschen) oder regelmäßige Exporte, klären wir bei Ihrer Installation, bevor wir etwas zusagen.
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Einrichtung
Die Wissensdatenbank wird auf einem eigenen Server eingerichtet und mit Ihren Unterlagen befüllt. Wie lange das dauert, hängt vom Umfang Ihrer Unterlagen ab.
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Abnahme mit 20 Erfolgsfragen
Sie legen 20 Fragen aus Ihrem Alltag fest, deren Antwort Sie kennen. An ihnen wird die Wissensdatenbank abgenommen. Was gilt, wenn die Abnahme nicht passt, steht im Angebot.
Was bewusst nicht dazugehört
- Die Wissensdatenbank liest nur. Sie legt im ERP nichts an und ändert keine Datensätze.
- Sie ersetzt keine Finanzbuchhaltung und keinen geprüften Bericht; Zahlen für Abschluss oder Bank kommen weiter aus dem ERP selbst.
- Was in keinem Dokument und keinem freigegebenen Datensatz steht, kann sie nicht beantworten. Dann sagt sie das.
Ihre Daten
Jedes Unternehmen bekommt eine eigene Instanz, entweder auf einem Server bei Hetzner in Falkenstein, Deutschland, oder im eigenen Haus. Texterkennung und Sprachmodell (der Teil, der Fragen versteht und Antworten formuliert) laufen über Microsoft Azure in der EU-Datenzone, also in Rechenzentren innerhalb der EU. Mit Ihren Daten wird kein Modell trainiert, und Berechtigungen legen Sie fest, damit etwa Lohndaten nur die Personalverrechnung sieht.
Häufige Fragen
Ist das dasselbe wie der KI-Assistent unseres ERP-Herstellers?
Nein. Assistenten der Hersteller arbeiten innerhalb des ERP. Die Wissensdatenbank bezieht zusätzlich Verträge, Mails und interne Dokumente ein, die im ERP nicht stehen. Beides kann nebeneinander bestehen.
Woher weiß ich, dass eine Antwort stimmt?
Jede Antwort verweist auf das Quelldokument oder den Datensatz. Ein Klick genügt, um nachzusehen, ob die Stelle wirklich das sagt, was die Antwort behauptet.
Sehen alle Mitarbeiter alle Inhalte?
Nein. Sie legen fest, welche Gruppen welche Quellen durchsuchen dürfen. Der Verkauf sieht dann zum Beispiel keine Lieferantenkonditionen und keine Personaldaten.
Funktioniert das auch ohne ERP-Anbindung?
Ja. Viele Fragen lassen sich allein aus Dokumenten, Archiv und Postfächern beantworten. Die ERP-Daten können später dazukommen, wenn die Prüfung einen passenden Lesezugang ergibt.
Passt dazu
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, ob sich dieser Baustein für Sie lohnt.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818