KI für Anwender von Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist das ERP von Microsoft für kleine und mittlere Unternehmen, mit Finanzwesen, Einkauf, Verkauf, Lager und Projekten. Es ist der Nachfolger von Dynamics NAV, das viele noch als Navision kennen. Es gibt eine österreichische Länderversion. Business Central läuft als Cloud-Dienst von Microsoft oder on-premises, NAV-Installationen laufen in vielen Unternehmen noch im eigenen Haus.

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Hersteller: Microsoft
Einsatz: ERP für KMU, Nachfolger von Navision
Zugangsweg: Dokumentierte Schnittstelle (API), OData, ODBC / SQL
Anbindung: Status der Anbindung: Prüfung im Einzelfall

Der Produktname „Business Central“ ist Marke des Herstellers. Goma-IT ist kein Partner des Herstellers, sondern arbeitet als unabhängiger Dienstleister für seine Kunden.

Was Business Central selbst an KI mitbringt

Microsoft baut Copilot direkt in Business Central ein, seit der Release Wave 2 im Jahr 2023 schrittweise. Laut Microsoft-Dokumentation gehören dazu unter anderem Hilfe bei Auswertungen, Bankabstimmung, Zusammenfassungen sowie Agenten für Verkaufsaufträge aus Mails, Eingangsrechnungen und Spesen. Copilot gibt es nur in der Online-Version, nicht on-premises. Laut Microsoft ist Copilot ohne Aufpreis in der Business-Central-Lizenz enthalten, Fair-Use-Regeln, Kontingente oder Preise behält sich Microsoft aber vor. Die Agenten für Verkaufsaufträge, Eingangsrechnungen und Spesen (letzterer als Vorschau) rechnet Microsoft dagegen nach Verbrauch ab, in sogenannten Copilot Credits, vorab gekauft oder nutzungsbasiert. Die Credits je Arbeitsschritt nennt Microsoft in seiner Dokumentation (Stand Oktober 2026).

Was Goma-IT darüber hinaus macht

Copilot kennt die Daten in Business Central und, je nach Funktion, Mails im Microsoft-Umfeld. Für NAV und Business Central on-premises gibt es ihn nicht. Die Wissensdatenbank von Goma-IT arbeitet unabhängig von der Betriebsart: Sie bindet Dokumente auf Laufwerken, Postfächer und, wo ein Zugang besteht, Daten aus Business Central oder NAV an und beantwortet Fragen mit Verweis auf die Quelle. Für Unternehmen, die bei NAV bleiben, ist eine solche Lösung daneben ein möglicher Weg zu einer KI auf den eigenen Daten.

Welche Zugangswege es gibt

Business Central bietet eine öffentlich dokumentierte REST-API in Version 2.0, also eine offizielle Programmierschnittstelle, die zugleich den Standard OData v4 spricht, dazu eigene Webdienste über OData und SOAP. In der Online-Version sind die APIs standardmäßig aktiv und nur mit OAuth erreichbar (ein Anmeldeverfahren von Microsoft); direkter Zugriff auf die SQL-Datenbank ist dort nicht vorgesehen. On-premises kann die Datenbank lesend angesprochen werden, wenn Ihr Betreuer zustimmt. Microsoft hat SOAP abgekündigt und schränkt ab Version 29 und 30 die Veröffentlichung von Standardseiten als Webdienst ein. Ältere NAV-Versionen bieten SOAP seit NAV 2009, alles Weitere hängt von der Version ab.

Wofür Unternehmen mit Business Central die KI nutzen könnten

Welche dieser Ideen sich in Ihrem Unternehmen umsetzen lassen, hängt von Ihren Unterlagen und von der Prüfung des Zugangs ab.

Auswertungen ohne Excel-Export

Fragen wie „Welche Kunden haben heuer weniger bestellt als im Vorjahr?“ beantworten, auch auf NAV-Installationen ohne Copilot, mit Verweis auf die Posten.
Kundenbestellungen aus dem Postfach

Bestellungen aus Mails und PDFs auslesen und als Verkaufsangebot oder Auftragsentwurf anlegen, wenn die API freigegeben ist.
Eingangsrechnungen vorbereiten

Belege lesen, Kreditor und Bestellung zuordnen und als Einkaufsrechnungsentwurf zur Prüfung bereitstellen.
Projektwissen neben den Projektposten

Zu einem Projekt in Business Central die Pläne, Protokolle und Abnahmen aus den Ablagen finden.

Ablauf und Aufwand

Zuerst klären wir, ob Sie Business Central online, Business Central on-premises oder eine NAV-Version einsetzen, denn davon hängt fast alles ab. Online ist die API standardmäßig aktiv, für den Zugang braucht es eine App-Registrierung im Microsoft-Konto Ihres Unternehmens. Bei NAV prüfen wir mit Ihrem Partner, welche Webdienste es gibt. Den Aufwand nennen wir nach dieser Prüfung.

Fragen zu Business Central und KI

Wir haben noch Navision. Geht das?

Das hängt von der Version ab. Viele NAV-Versionen bieten Webdienste, ältere oft nur eingeschränkt. Dokumente und Postfächer lassen sich unabhängig davon einbinden. Welche Webdienste Ihre NAV-Version hat, weiß Ihr Partner.

Brauchen wir Copilot, wenn wir Goma-IT nutzen, oder umgekehrt?

Nicht zwingend. Copilot arbeitet im ERP, die Wissensdatenbank über Systeme hinweg. Wer Business Central online nutzt, kann beides parallel haben.

Ist Goma-IT Microsoft-Partner?

Nein. Goma-IT ist weder Microsoft-Partner noch Business-Central-Partner. Business Central, Dynamics und Navision sind Marken von Microsoft. Die ERP-Betreuung bleibt bei Ihrem Partner.

Läuft die KI dann auch in der Microsoft-Cloud?

Das Sprachmodell der Wissensdatenbank läuft über Microsoft Azure in der EU-Datenzone. Die Wissensdatenbank selbst liegt auf einem eigenen Server in Deutschland oder bei Ihnen im Haus, nicht in Ihrem Business-Central-Mandanten.

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