Eingangsrechnungen ausgelesen, zugeordnet und als Entwurf im ERP
Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen aus dem Postfach werden gelesen, mit Bestellung und Lieferant im ERP abgeglichen und zur Prüfung vorbereitet. Gebucht wird erst nach Freigabe durch die Buchhaltung.
Wie es in vielen Unternehmen mit ERP heute läuft
Lieferanten schicken Rechnungen als PDF, manche noch auf Papier, einzelne schon als E-Rechnung. In der Buchhaltung werden Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bestellbezug abgetippt oder zumindest kontrolliert, dann sucht jemand die passende Bestellung und den Wareneingang im ERP. Weicht ein Preis ab, geht eine Mail an den Einkauf, und die Rechnung bleibt liegen, bis die Antwort kommt.
So läuft es mit Goma-IT
- Eine Automatisierung holt neue Belege aus einem eigenen Postfach oder einem Ablageordner ab. Gescannte Belege werden per Texterkennung lesbar gemacht.
- Die KI liest Lieferant, Belegnummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuersätze aus und erkennt, ob es sich um Rechnung, Gutschrift, Lieferschein oder Auftragsbestätigung handelt.
- Soweit das ERP es zulässt, werden Lieferant, Bestellung und Wareneingang gesucht und Abweichungen bei Menge oder Preis markiert.
- Der Beleg landet mit den ausgelesenen Werten als Entwurf im ERP oder in einer Prüfliste, je nachdem, welchen Zugang Ihr System bietet.
- Die Buchhaltung prüft, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Unklare Belege landen mit Hinweis beim zuständigen Mitarbeiter.
Was Ihr Unternehmen vorher bereitstellt
- Ein Postfach oder Ordner, in dem Eingangsbelege gesammelt ankommen.
- Ein Zugang zum ERP, über den Lieferanten und Bestellungen gelesen und Belegentwürfe angelegt werden können. Ob es den gibt, prüfen wir vorab.
- Ihre Regeln für Freigaben, zum Beispiel ab welchem Betrag oder bei welchen Kostenstellen eine zweite Person zustimmt.
- Eine Auswahl typischer Belege aus den letzten Monaten zum Testen.
Was die KI nicht übernimmt
- Die KI bucht nicht selbstständig. Kontierung und Freigabe bleiben bei Ihrer Buchhaltung.
- Schlecht lesbare Scans oder handschriftliche Vermerke werden nicht immer richtig erkannt. Solche Belege werden markiert statt geraten.
- Steuerliche Beurteilungen, etwa zu Reverse Charge oder Vorsteuerabzug, nimmt die KI nicht vor.
- Ob Belegentwürfe direkt im ERP angelegt werden können, hängt vom System und Ihrer Lizenz ab.
Passende Software
- BMD NTCS ERP und Rechnungswesen Status der Anbindung: Prüfung im Einzelfall
- mesonic WinLine ERP für KMU Status der Anbindung: Prüfung im Einzelfall
- Business Central ERP für KMU, Nachfolger von Navision Status der Anbindung: Prüfung im Einzelfall
- SAP Business One ERP für kleine Unternehmen Status der Anbindung: Prüfung im Einzelfall
- Sage 100 ERP für den Mittelstand Status der Anbindung: Prüfung im Einzelfall
- Odoo Modulares Open-Source-ERP Status der Anbindung: Prüfung im Einzelfall
- weclapp Cloud-ERP für Handel und Dienstleistung Status der Anbindung: Prüfung im Einzelfall
Fragen dazu
Ersetzt das unsere Belegerkennung im ERP?
Nicht unbedingt. Einige ERP-Hersteller bieten selbst eine Belegerkennung an. Wenn die bei Ihnen gut läuft, ergänzen wir eher den Teil davor oder danach, etwa das Sortieren im Postfach oder die Rückfrage an den Einkauf.
Was passiert mit E-Rechnungen im strukturierten Format?
Strukturierte Rechnungen müssen nicht erst gelesen werden, die Daten sind bereits enthalten. Die Automatisierung kann sie trotzdem abgleichen und zur Freigabe vorbereiten.
Sehen wir, warum ein Beleg markiert wurde?
Ja. Zu jeder Markierung steht, was nicht gepasst hat, etwa ein abweichender Preis gegenüber der Bestellung oder eine fehlende Bestellnummer.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
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