Bestellungen aus Mails landen als Auftragsentwurf im ERP
Bestellungen und Abrufe, die per Mail oder als PDF kommen, werden gelesen, Kunde und Artikel im ERP zugeordnet und als Auftragsentwurf vorbereitet. Der Innendienst prüft und gibt frei.
Wie es in vielen Unternehmen mit ERP heute läuft
Häufig bestellen Kunden nicht über einen Shop oder EDI, sondern per Mail: als Fließtext, als PDF aus ihrem eigenen System oder als eingescanntes Formular. Im Innendienst wird jede Bestellung gelesen, der Kunde im ERP gesucht, jede Artikelnummer übersetzt, weil der Kunde seine eigenen Nummern verwendet, und Menge und Liefertermin eingetippt. In Spitzenzeiten stapeln sich die Mails, und Tippfehler fallen erst bei der Lieferung auf.
So läuft es mit Goma-IT
- Die Automatisierung liest das Bestellpostfach mit und trennt Bestellungen von Rückfragen, Reklamationen und sonstigen Mails.
- Aus Text und Anhang liest die KI Besteller, Lieferadresse, Positionen, Mengen, Wunschtermin und Bestellnummer des Kunden aus.
- Soweit Ihr ERP den Zugriff erlaubt, werden Kunde und Artikel gesucht, auch über Kundenartikelnummern oder frühere Aufträge.
- Es entsteht ein Auftragsentwurf im ERP oder eine vorbefüllte Erfassungsmaske, mit Markierung aller Positionen, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten.
- Der Innendienst prüft, ergänzt und gibt den Auftrag frei. Die Auftragsbestätigung geht wie gewohnt aus dem ERP.
Was Ihr Unternehmen vorher bereitstellt
- Ein Postfach, in dem Bestellungen eingehen, und die Erlaubnis, es automatisiert zu lesen.
- Zugriff auf Kunden- und Artikelstamm im ERP, idealerweise auch auf frühere Aufträge.
- Ein Weg, Auftragsentwürfe im ERP anzulegen, etwa über eine Schnittstelle oder einen Import.
- Beispiele echter Bestellungen von verschiedenen Kunden, auch der unordentlichen.
Was die KI nicht übernimmt
- Preise, Rabatte und Liefertermine sagt die KI dem Kunden nicht zu. Das bleibt beim Innendienst und den Regeln im ERP.
- Mehrdeutige Bestellungen, etwa „wie letztes Mal, aber etwas mehr“, werden nicht geraten, sondern zur Rückfrage markiert.
- Bestellungen, die über EDI oder einen Shop schon strukturiert ankommen, brauchen diesen Weg nicht.
Passende Software
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Fragen dazu
Wird die Auftragsbestätigung automatisch verschickt?
Nein. Der Auftrag entsteht als Entwurf, und erst nach Freigabe durch Ihren Innendienst läuft alles Weitere wie bisher über das ERP.
Unsere Kunden verwenden eigene Artikelnummern. Geht das trotzdem?
Wenn im ERP Kundenartikelnummern gepflegt sind oder frühere Aufträge mit derselben Bezeichnung existieren, kann die Zuordnung darauf aufbauen. Wo das nicht reicht, wird die Position markiert und einmal von Hand zugeordnet.
Was ist mit Bestellungen in anderen Sprachen?
Bestellungen auf Englisch oder Italienisch kann das Sprachmodell lesen. Wie zuverlässig die Zuordnung bei Ihren Kunden ist, zeigt der Pilot.
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
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