So läuft eine ERP-Anbindung ab
Ob und wie sich ein ERP mit KI verbinden lässt, entscheidet sich nicht am Produktnamen, sondern an Ihrer Installation. Deshalb steht bei uns die Prüfung vor jeder Zusage. Vier Schritte, nach jedem können Sie aussteigen.
Die vier Schritte
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Erstgespräch
In einer halben Stunde, kostenlos, nehmen wir ERP, Version und Betriebsart auf und hören, wo zwischen Postfach, Ablage und ERP heute von Hand gearbeitet wird. Gern ist Ihre IT oder Ihr ERP-Betreuer gleich dabei.
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Zeitfresser finden
Wir wählen gemeinsam den Ablauf, der am meisten Zeit kostet, und legen fest, welche Daten die KI sehen darf und welche nicht. Mit Ihrer IT oder Ihrem ERP-Betreuer klären wir, welche Zugänge Ihre Version bietet: Programmierschnittstelle, Datenbankzugriff, Export oder Import, dazu Lizenzfragen und ob ein Zusatzmodul nötig wäre.
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Plan für einen schlanken Ablauf
Sie bekommen schriftlich, wie der Ablauf künftig aussehen soll, über welchen Zugangsweg er laufen könnte und was das kostet. Lautet die Einschätzung, dass eine Verbindung bei Ihrer Installation nicht geht, steht auch das drin, mit Begründung.
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Umsetzen und betreuen
Wir bauen den Ablauf in kleinem Umfang auf, etwa für eine Belegart oder eine Abteilung, und testen ihn mit Ihren Daten. Die Wissensdatenbank nehmen Sie anhand von 20 Erfolgsfragen ab, die Sie vorher festlegen. Danach können wir auf Wunsch Server und Automatisierungen betreuen und sie anpassen, wenn sich am ERP etwas ändert, zum Beispiel bei einem Versionswechsel; den Umfang legen wir im Angebot fest. Weitere Abläufe kommen erst dazu, wenn der erste sitzt.
Welche Zugangswege wir uns ansehen
Nicht jedes ERP bietet jeden Weg, und nicht jeder Weg ist in Ihrer Lizenz enthalten.
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Programmierschnittstelle (REST, OData, SOAP)
Der sauberste Weg, wenn der Hersteller ihn dokumentiert und freigibt. Lesen und Schreiben laufen dann über die Regeln des ERP, inklusive Berechtigungen und Plausibilitätsprüfungen.
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Lesender Datenbankzugriff (SQL, ODBC)
Bei Installationen im eigenen Haus manchmal möglich, aber nur lesend und nur mit Zustimmung von Hersteller oder Betreuer. Direkt in die Datenbank schreiben wir nicht.
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Export und Import von Dateien
Wenn es keinen anderen Weg gibt: regelmäßige Exporte als CSV oder XML und Importe über die vorhandenen Importfunktionen des ERP. Langsamer, dafür meist ohne Zusatzlizenz.
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Dokumente und Postfächer
Unabhängig vom ERP: Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Mails liegen ohnehin in Ablagen und Postfächern. Diese Quellen kann die Wissensdatenbank fast immer einbeziehen.
Was wir von Ihnen brauchen
- Eine Ansprechperson im Fachbereich, die den ausgewählten Ablauf kennt
- Kontakt zu Ihrer IT oder Ihrem ERP-Betreuer für die Prüfung der Zugänge
- Angaben zu ERP-Version, Betriebsart (im Haus oder Cloud) und lizenzierten Modulen
- Beispiele aus dem Alltag: typische Belege, Mails und Fragen, für die Sie heute Zeit aufwenden
- 20 Erfolgsfragen für die Wissensdatenbank bzw. Beispielbelege für den Probelauf einer Automatisierung
Fragen zum Ablauf
Was passiert, wenn sich bei der Prüfung herausstellt, dass es nicht geht?
Dann sagen wir Ihnen das mit Begründung, etwa weil die nötige Schnittstelle in Ihrer Version fehlt oder nur mit einem Zusatzmodul zu haben ist. Oft bleibt ein Teil trotzdem machbar, zum Beispiel über einen regelmäßigen Export oder nur mit Dokumenten und Postfächern. Ob sich das für Sie lohnt, entscheiden Sie.
Müssen wir unseren ERP-Betreuer einbinden?
Wir empfehlen es. Er kennt Ihre Installation, vergibt Zugänge und weiß, ob Anpassungen im System betroffen sind. Wir stimmen uns direkt mit ihm ab, damit Sie nicht vermitteln müssen.
Wie lange dauert es bis zum Probelauf?
Die Einrichtung der Wissensdatenbank übernehmen wir; wie lange sie dauert, hängt vom Umfang Ihrer Unterlagen ab. Wie lange die Anbindung an das ERP braucht, hängt vom Zugangsweg und von Abstimmungen mit Ihrem Betreuer ab. Eine Einschätzung bekommen Sie nach der Prüfung, nicht vorher.
Was kostet eine Anbindung?
Sie zahlen eine einmalige Einrichtung und eine monatliche Gebühr, die sich nach der Größe des Unternehmens richtet. Den Betrag nennen wir, wenn die Prüfung abgeschlossen ist und feststeht, was angebunden wird.
Welche Leistungen auf einer ERP-Anbindung aufbauen können, von der Belegverarbeitung bis zur lokalen KI, steht unter Leistungen.
Wollen Sie wissen, was bei Ihrem ERP geht?
Im Erstgespräch nehmen wir Version und Betriebsart auf und sagen Ihnen, was wir für die Prüfung brauchen.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818