Ein Chatbot, der Händlern und Kunden auch abends Auskunft gibt
Viele Anfragen an den Verkaufsinnendienst wiederholen sich: Abmessungen, Varianten, Mindestmengen, Lieferbedingungen. Ein Chatbot auf Ihrer Website beantwortet solche Fragen aus Inhalten, die Sie freigeben, und schickt alles andere vollständig an Ihr Team weiter.
Wo es heute hakt
Händler und Geschäftskunden arbeiten nicht nur zu Ihren Bürozeiten. Wer abends ein Angebot vorbereitet und eine technische Angabe braucht, schreibt eine Mail und wartet bis zum nächsten Vormittag, oder fragt beim Mitbewerber.
Im Innendienst kommen dann Anfragen an, bei denen die Hälfte fehlt: keine Menge, keine Ausführung, keine Lieferadresse. Bevor ein Angebot im ERP entstehen kann, folgt die erste Rückfrage.
Was das in der Praxis heißt
Beispiele für mögliche Abläufe, keine Kundenfälle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
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Technische Fragen zum Sortiment
Ein Händler fragt, ob ein Artikel auch in Edelstahl erhältlich ist und welche Maße die größte Ausführung hat. Der Chatbot antwortet aus Ihren Produktdatenblättern und nennt das Datenblatt dazu.
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Vollständige Angebotsanfrage
Möchte jemand ein Angebot, fragt der Chatbot nach Artikel, Menge, Ausführung, Wunschtermin und Lieferadresse und schickt die Anfrage gesammelt an den Innendienst. Dort kann ohne weitere Rückfrage kalkuliert werden.
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Lieferbedingungen und Abläufe
Fragen zu Versandkosten, Mindestbestellwert, Rücksendungen oder Reklamationen beantwortet er aus Ihren freigegebenen Geschäftsbedingungen und Merkblättern.
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Termin mit dem Außendienst
Will ein Interessent ein Gespräch, schlägt der Chatbot freie Termine aus einem Kalender wie Outlook oder Google Kalender vor und trägt den gewählten ein.
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Stand einer Bestellung
Für Lieferstatus oder offene Bestellungen bräuchte der Chatbot einen lesenden Zugang zum ERP. Ohne diesen Zugang verweist er an den Innendienst und nimmt die Auftragsnummer gleich mit.
So läuft es ab
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Häufige Fragen sammeln
Gemeinsam mit dem Innendienst schauen wir, welche Fragen immer wieder kommen und aus welchen Unterlagen die richtige Antwort stammt.
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Inhalte freigeben
Sie entscheiden, welche Datenblätter, Bedingungen und Texte der Chatbot verwenden darf. Interne Preise und Konditionen bleiben draußen, sofern Sie nichts anderes festlegen.
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Dienste offenlegen und testen
Vor dem Start bekommen Sie schriftlich, welche Dienste die Eingaben verarbeiten. Dann testet Ihr Team den Chatbot mit echten Fragen, bevor er öffentlich wird.
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Betrieb und Nachschärfen
Im Betrieb sehen wir uns an, wo der Chatbot an das Team übergeben musste, und ergänzen Inhalte, wenn dieselbe Lücke öfter auftaucht.
Was bewusst nicht dazugehört
- Der Chatbot gibt keine verbindlichen Preise, Liefertermine oder Zusagen ab. Das bleibt beim Innendienst.
- Er antwortet nur aus Inhalten, die Sie freigegeben haben, und übergibt an Ihr Team, wenn er nicht weiterweiß.
- Er lohnt sich nur, wenn tatsächlich viele gleichartige Fragen kommen. Bei wenigen, sehr individuellen Anfragen raten wir ab.
Ihre Daten
Der Chatbot ist als KI gekennzeichnet, wie es Art. 50 Abs. 1 AI Act seit 2. August 2026 verlangt. Welche Dienste die Eingaben auf Ihrer Website verarbeiten, legen wir vor dem Start schriftlich offen; je nach Einrichtung können auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein. Das gehört dann in Ihre Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen
Kann der Chatbot auf unser ERP zugreifen?
Das hängt von Ihrem ERP, Ihrer Lizenz und davon ab, was Sie Website-Besuchern zeigen wollen. Ob ein lesender Zugang auf einzelne Angaben sinnvoll und machbar ist, klären wir in der Prüfung Ihrer Installation. Für den Start ist er nicht nötig.
Was passiert, wenn der Chatbot etwas nicht weiß?
Er sagt das und bietet an, die Frage an Ihr Team weiterzugeben. Er ist so eingerichtet, dass er nur auf freigegebene Inhalte zurückgreift, statt eine Antwort zu raten.
Müssen wir den Chatbot als KI kennzeichnen?
Ja. Nach Art. 50 Abs. 1 AI Act müssen Menschen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Der Chatbot ist entsprechend gekennzeichnet. Das ersetzt keine Rechtsberatung für Ihren konkreten Fall.
Spricht der Chatbot auch Englisch?
Welche Sprachen er abdecken soll, legen wir vor dem Start fest. Entscheidend ist, ob Ihre freigegebenen Inhalte in der jeweiligen Sprache vorliegen und jemand bei Ihnen die Antworten darin prüfen kann.
Passt dazu
Passt das zu Ihrem Unternehmen?
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, ob sich dieser Baustein für Sie lohnt.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818