Bestellungen aus E-Mails erfassen: Wann lohnt sich die Automatisierung?
Die Automatisierung lohnt sich, wenn regelmäßig viele ähnliche Bestellungen per Mail kommen und heute abgetippt werden. Eine KI liest Kunde, Artikel und Mengen aus und legt einen Auftragsentwurf an, den der Innendienst prüft. Bei wenigen, sehr unterschiedlichen Bestellungen ist der Nutzen kleiner.
In Kürze
- Entscheidend ist die Menge gleichartiger Bestellungen.
- Artikelnummern des Kunden müssen den eigenen Artikeln zugeordnet werden.
- Der Auftrag entsteht als Entwurf, nicht als fertige Bestellung.
- Der Innendienst prüft und bestätigt, die KI schickt nichts an Kunden.
Woran man erkennt, dass es sich lohnen könnte
- Ein großer Teil der Bestellungen kommt per Mail, als Text, PDF oder Excel-Liste.
- Der Innendienst tippt diese Bestellungen ins ERP ab.
- Viele Bestellungen kommen von wiederkehrenden Kunden mit ähnlichem Aufbau.
Kommen dagegen wenige, sehr unterschiedliche Anfragen, ist die manuelle Erfassung oft schneller als jede Einrichtung.
Wie der Ablauf aussieht
- Die Mail kommt im Bestellpostfach an.
- Die KI erkennt, dass es eine Bestellung ist, und liest Kunde, Lieferadresse, Artikel und Mengen aus.
- Kundenbezeichnungen werden den eigenen Artikelnummern zugeordnet, unklare Positionen markiert.
- Im ERP oder in einer Prüfliste entsteht ein Auftragsentwurf, sofern der Zugang dafür möglich ist.
- Der Innendienst prüft, ergänzt und bestätigt.
Wo es hakt
Bei der Zuordnung der Artikel. Kunden schreiben „Schraube M8 verzinkt 50er“, im ERP heißt der Artikel 100-4711. Diese Zuordnung muss einmal aufgebaut und gepflegt werden. Je besser die Stammdaten, desto weniger Nacharbeit.
Was die KI nicht entscheidet
Preise, Liefertermine und Sonderkonditionen. Diese prüft und bestätigt der Innendienst. Die Automatisierung spart das Abtippen, nicht die kaufmännische Verantwortung.
Wie man den Nutzen abschätzt
Einen Monat lang zählen: Wie viele Bestellungen kommen per Mail, wie lange dauert die Erfassung, wie viele davon kommen von den zehn häufigsten Kunden? Daraus ergibt sich, ob sich ein Pilot lohnt. Wie die Bestellung als Auftragsentwurf im ERP landet und was dafür vorhanden sein muss, beschreibt der Anwendungsfall Aufträge aus E-Mails automatisch erfassen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn der Kunde einen Artikel anders bezeichnet?
Dann braucht es eine Zuordnung zwischen Kundenbezeichnung und eigener Artikelnummer. Unklare Positionen werden markiert und vom Innendienst zugeordnet.
Geht eine Bestätigung an den Kunden hinaus, ohne dass jemand prüft?
Nein. Bestätigungen an Kunden gehen erst nach Prüfung durch den Innendienst hinaus.