Wo steht, was wir mit dem Lieferanten vereinbart haben? Konditionen und Rahmenverträge per Frage finden

Meistens an mehreren Stellen. Der Preis steht im ERP, aber Jahresbonus, Frachtfreigrenze, Preisgleitklausel oder die Zusage zur Rücknahme von Restmengen stecken in Rahmenverträgen, Gesprächsprotokollen und Mails. Eine KI-Wissensdatenbank durchsucht diese Unterlagen, wenn Sie eine Frage in ganzen Sätzen stellen, und zeigt die Antwort mit dem Dokument, aus dem sie stammt.

Warum findet man Vereinbarungen so schwer?

Weil sie selten an einem Ort entstehen. Ein Rahmenvertrag wird alle paar Jahre unterschrieben und landet in einem Ordner. Im Jahresgespräch kommen Änderungen dazu, die im Protokoll stehen, wenn es eines gibt. Unter dem Jahr werden Sonderregeln per Mail vereinbart, zum Beispiel ein befristeter Aufschlag wegen gestiegener Energiekosten.

Im ERP landet davon nur, was sich als Preis oder Rabatt abbilden lässt. Den Rest weiß der Einkäufer, der den Lieferanten seit Jahren betreut. Ist er im Urlaub oder in Pension, beginnt die Suche.

Welche Fragen lassen sich damit beantworten?

Einige Beispiele, wie sie im Einkauf oder in der Geschäftsführung gestellt werden:

• „Ab welchem Bestellwert liefert unser Kabellieferant frachtfrei?“
• „Gibt es mit dem Stahlhändler eine Preisgleitklausel, und woran ist sie gebunden?“
• „Was haben wir im letzten Jahresgespräch mit dem Verpackungslieferanten zum Bonus vereinbart?“
• „Bis wann gilt der Energiezuschlag, den uns der Gießereilieferant angekündigt hat?“

Die Antwort kommt als kurzer Text mit Verweis auf die Fundstelle, etwa den Vertrag mit Seitenzahl oder die Mail mit Datum. Sie können das Original öffnen und selbst nachlesen.

Wie kommen die Unterlagen in die Wissensdatenbank?

Aus den Ablagen, in denen sie heute liegen: Ordner am Fileserver, SharePoint oder ein Einkaufspostfach. Gescannte Verträge werden per Texterkennung lesbar gemacht. Welche Ordner und Postfächer dazugehören, legen Sie fest.

Daten aus dem ERP können dazukommen, etwa die aktuellen Preise und Rabatte je Lieferant. Dann lässt sich auch fragen, ob der im ERP hinterlegte Preis zur letzten Vereinbarung passt. Dafür braucht es einen lesenden Zugang zu Ihrem ERP; ob das bei Ihnen geht, zeigt die Prüfung.

Was passiert bei widersprüchlichen Unterlagen?

Das kommt häufig vor: Der Vertrag sagt dreißig Tage Zahlungsziel, eine spätere Mail spricht von sechzig. Die Wissensdatenbank entscheidet nicht, was gilt. Sie zeigt beide Stellen mit Datum, damit der Einkauf beurteilen kann, welche Vereinbarung die jüngere oder die verbindliche ist. Das ist ehrlicher als eine glatte Antwort, die eine der beiden Quellen verschweigt.

Wer darf Einkaufskonditionen sehen?

Nicht jeder. Einkaufspreise, Boni und Sonderabsprachen sind vertraulich, auch im eigenen Haus. Deshalb werden Berechtigungen so angelegt, dass nur bestimmte Personen oder Abteilungen Antworten aus diesen Unterlagen bekommen. Der Vertrieb kann dieselbe Wissensdatenbank für Produktfragen nutzen, ohne die Einkaufskonditionen zu sehen.

Wo liegen die Grenzen?

• Was nie aufgeschrieben wurde, kann keine Software finden.
• Die Wissensdatenbank legt Verträge nicht rechtlich aus. Ob eine Klausel wirksam ist, bleibt eine Frage für Ihre Rechtsberatung.
• Sie ersetzt kein Vertragsmanagement mit Fristen und Erinnerungen, kann aber zeigen, wo solche Fristen stehen.

Wie fangen Sie an?

Sammeln Sie zehn bis zwanzig Fragen, die im Einkauf in letzter Zeit länger gedauert haben, und notieren Sie, wo die Antwort am Ende gefunden wurde. Daraus ergibt sich, welche Ablagen in die Wissensdatenbank gehören. Wie sie aufgebaut ist und wo die Daten liegen, beschreibt die Seite zur KI-Wissensdatenbank.