Schlechte Stammdaten im ERP: Wie hilft KI beim Aufräumen?
KI kann Dubletten, Lücken und Widersprüche in Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten finden und Korrekturen vorschlagen. Geändert wird im ERP erst, wenn jemand den Vorschlag geprüft hat. Das spart vor allem die Suche nach Fehlern, nicht die Entscheidung darüber.
In Kürze
- Schlechte Stammdaten verursachen Fehler in Bestellungen, Rechnungen und Auswertungen.
- KI ist gut darin, ähnliche Einträge und Auffälligkeiten zu finden.
- Vorschläge werden geprüft, bevor sie ins ERP gehen.
- Ohne Regeln für neue Einträge kommen die Fehler wieder.
Woran man schlechte Stammdaten merkt
- Derselbe Kunde existiert dreimal, mit leicht unterschiedlicher Schreibweise.
- Artikel haben keine Gewichte, keine Zolltarifnummern oder falsche Einheiten.
- Lieferanten haben alte Bankverbindungen oder Ansprechpartner, die längst gewechselt haben.
- Auswertungen nach Kunde oder Artikelgruppe liefern Zahlen, denen niemand traut.
Was KI dabei gut kann
Ähnliche Einträge erkennen, auch wenn sie nicht gleich geschrieben sind: „Muster GmbH“, „Muster Ges.m.b.H.“ und „Fa. Muster“ mit derselben Adresse. Lücken finden, etwa Artikel ohne Gewicht in einer Warengruppe, in der sonst alle eines haben. Widersprüche aufzeigen, etwa eine Lieferadresse in Wien mit Tiroler Postleitzahl.
Wie der Ablauf aussieht
- Die Stammdaten werden über einen lesenden Zugang abgerufen, sofern dieser für Ihr System möglich ist.
- Die KI erstellt eine Liste mit Auffälligkeiten und Korrekturvorschlägen.
- Die verantwortliche Person prüft die Liste und übernimmt, was stimmt.
- Die Änderungen werden im ERP gemacht, wie bisher.
Was die KI nicht weiß
Ob zwei ähnliche Kunden wirklich dasselbe Unternehmen sind oder zwei Standorte mit getrennter Rechnung. Solche Entscheidungen brauchen jemanden, der die Kunden kennt.
Damit es sauber bleibt
Aufräumen hilft nur, wenn neue Fehler verhindert werden. Pflichtfelder, einheitliche Schreibweisen und eine Person, die neue Stammdaten freigibt, sind dafür wichtiger als jede Technik. Wie die Prüfliste mit Korrekturvorschlägen entsteht und wer was freigibt, beschreibt der Anwendungsfall Stammdaten automatisch prüfen lassen.
Häufige Fragen
Ändert die KI die Stammdaten direkt?
Nein. Sie schlägt Korrekturen vor. Wer die Daten verantwortet, prüft und übernimmt sie im ERP oder lehnt sie ab.
Wie oft sollte man das machen?
Einmal gründlich aufräumen und danach regelmäßig prüfen, etwa monatlich. Wichtiger als die Häufigkeit sind klare Regeln für neue Einträge.