Wie prüft der Einkauf Auftragsbestätigungen von Lieferanten automatisch gegen die Bestellung im ERP?
Die Auftragsbestätigung wird aus dem Postfach geholt, ausgelesen und Zeile für Zeile mit der Bestellung im ERP verglichen. Stimmt alles, wird sie abgelegt und der bestätigte Termin vorgemerkt. Weicht etwas ab, bekommt der Einkauf eine kurze Liste der Unterschiede.
In Kürze
- Viele Abweichungen stecken in Auftragsbestätigungen, die niemand genau liest.
- Verglichen werden Artikel, Menge, Preis, Rabatt, Liefertermin und Lieferbedingungen.
- Der Einkauf sieht nur die Unterschiede, nicht jede Bestätigung.
- Ob der bestätigte Termin ins ERP zurückgeschrieben werden kann, hängt vom Zugang ab.
Eine Automatisierung holt die Auftragsbestätigung (AB) aus dem Postfach, liest sie aus und vergleicht jede Position mit Ihrer Bestellung im ERP. Passt alles, wird die AB abgelegt. Passt etwas nicht, landet eine kurze Liste der Abweichungen beim zuständigen Einkäufer. So liest niemand mehr fünfzig Bestätigungen, um die drei mit Problemen zu finden.
Warum lohnt sich der Abgleich überhaupt?
Die AB ist der Moment, in dem der Lieferant sagt, was er tatsächlich liefert und zu welchem Preis. In der Praxis wird sie oft nur überflogen und abgelegt. Ein geänderter Liefertermin, eine gekürzte Menge oder ein alter Rabatt fallen dann erst auf, wenn die Ware fehlt oder die Rechnung nicht zur Bestellung passt.
Ein Beispiel: Ein Großhändler bestellt bei einem Hersteller vierzig Positionen. In der AB stehen drei davon mit einem Termin drei Wochen später, eine mit einem höheren Stückpreis. Wer das am Tag der AB sieht, kann reagieren: nachverhandeln, Kunden informieren, einen anderen Lieferanten fragen. Wer es erst beim Wareneingang merkt, kann nur noch erklären.
Was wird verglichen?
| Angabe | Woher | Was bei Abweichung passiert |
|---|---|---|
| Artikel und Menge | Bestellung im ERP | Hinweis auf fehlende, zusätzliche oder gekürzte Positionen |
| Preis und Rabatt | Bestellung oder Konditionen | Hinweis mit beiden Werten nebeneinander |
| Liefertermin | Wunschtermin der Bestellung | Hinweis, wenn der bestätigte Termin später liegt |
| Lieferbedingungen | Bestellung oder Lieferantenstamm | Hinweis bei geänderten Angaben, etwa Zahlungsziel |
Welche Toleranzen gelten, legen Sie fest. Ein Cent Rundungsdifferenz soll keinen Alarm auslösen, ein Tag Verschiebung vielleicht schon, wenn ein Kundenauftrag daran hängt.
Wie liest die KI eine Bestätigung, die jeder Lieferant anders aufbaut?
Hier hilft ein Sprachmodell, also die Art von KI, die Texte versteht. Es erkennt in unterschiedlich gestalteten PDFs, wo Bestellnummer, Positionen und Termine stehen, auch wenn der eine Lieferant „Liefertermin“ und der andere „voraussichtlicher Versand KW 46“ schreibt.
Fehlerfrei ist das nicht. Deshalb gibt die Automatisierung bei unsicheren Stellen keinen Treffer vor, sondern markiert sie. Kommt die AB als strukturierte Datei, etwa über EDI (elektronischen Datenaustausch in einem genormten Format), ist das Auslesen deutlich verlässlicher.
Was passiert danach im ERP?
Das hängt davon ab, welchen Zugang Ihr ERP bietet. Im einfachsten Fall bekommt der Einkauf die Abweichungsliste per Mail oder in einer Prüfliste und trägt Änderungen selbst ein. Gibt es einen schreibenden Zugang, kann der bestätigte Termin als Vorschlag an der Bestellposition vorgemerkt werden, und jemand übernimmt ihn mit einem Klick. Ob das bei Ihnen geht, zeigt die Prüfung Ihrer Installation.
Der Vorteil eines vorgemerkten Termins: Er steht dort, wo der Innendienst nachsieht, wenn ein Kunde nach seiner Lieferung fragt.
Was bleibt beim Einkauf?
Die Entscheidung, was mit einer Abweichung passiert. Ob ein höherer Preis akzeptiert wird, ob ein späterer Termin für den Kunden reicht oder ob man nachverhandelt, weiß nur der Einkauf. Die Automatisierung sorgt dafür, dass er davon rechtzeitig erfährt.
Wie fangen Sie an?
Nehmen Sie die Bestätigungen eines Monats und zählen Sie: Wie viele kamen, von wie vielen Lieferanten, und bei wie vielen wich etwas ab? Oft schicken wenige Lieferanten den Großteil der ABs. Mit ihnen beginnt man. Wie solche Abläufe aufgebaut werden, beschreibt die Seite zur Prozess-Automatisierung.
Häufige Fragen
Was ist, wenn der Lieferant gar keine Auftragsbestätigung schickt?
Auch das lässt sich überwachen. Fehlt zu einer Bestellung nach einer von Ihnen festgelegten Zeit die Bestätigung, kann der Einkauf eine Erinnerung bekommen, auf Wunsch mit einem Entwurf für die Nachfrage beim Lieferanten.
Erkennt die KI auch geänderte Lieferbedingungen im Kleingedruckten?
Sie kann Abweichungen bei Angaben wie Incoterms, Zahlungsziel oder Mindermengenzuschlag erkennen, wenn diese in der Bestätigung stehen. Einen Vergleich ganzer Geschäftsbedingungen ersetzt das nicht.