ERP-Daten in normaler Sprache abfragen: Wie geht das und wo sind Grenzen?
Eine KI übersetzt die Frage in eine Abfrage an die ERP-Daten, holt das Ergebnis und formuliert eine Antwort. Das funktioniert gut für klar umrissene Fragen zu Aufträgen, Kunden oder Lieferständen. Bei Kennzahlen mit eigener Definition, etwa Deckungsbeiträgen, muss klar sein, wie gerechnet wird.
In Kürze
- Die Frage wird in eine Datenabfrage übersetzt, nicht frei beantwortet.
- Einfache Fragen zu Aufträgen und Beständen eignen sich gut.
- Kennzahlen brauchen eine feste Definition, sonst rechnet jeder anders.
- Jede Zahl braucht einen Verweis auf die Datensätze, aus denen sie stammt.
Das Problem: Die Daten sind da, die Auswertung nicht
Im ERP steckt fast alles: Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, offene Posten. Doch wer eine Frage hat, die kein fertiger Bericht beantwortet, braucht jemanden, der weiß, wo man klicken oder welche Liste man exportieren muss. Oft landet die Frage bei der Buchhaltung oder bei einer Person, die sich mit Auswertungen auskennt.
Wie die Abfrage in normaler Sprache funktioniert
Die KI beantwortet die Frage nicht aus dem Gedächtnis. Sie übersetzt sie in eine Abfrage an die ERP-Daten, etwa „alle offenen Aufträge von Kunde X älter als 30 Tage“, führt sie über den freigegebenen Zugang aus und formuliert aus dem Ergebnis eine Antwort. Gute Lösungen zeigen dazu, welche Datensätze verwendet wurden.
Welche Fragen sich gut eignen
- „Welche Aufträge von Tischlerei Muster sind länger als 30 Tage offen?“
- „Was hat Kunde Berger heuer bestellt, nach Monaten?“
- „Welche Lieferungen an Kunden in Tirol sind noch nicht fakturiert?“
Wo es schwierig wird
Bei Kennzahlen, die im Unternehmen unterschiedlich verstanden werden. Was ist „Umsatz“: mit oder ohne Gutschriften? Was ist „Deckungsbeitrag“: mit welchen Kosten? Solche Begriffe müssen einmal festgelegt werden, bevor eine KI sie verwenden darf. Sonst liefert sie Zahlen, die plausibel aussehen, aber nicht mit dem Controlling übereinstimmen.
Was technisch nötig ist
Ein lesender Zugang zum ERP, etwa über eine Programmierschnittstelle oder eine freigegebene Datenbanksicht. Ob es diesen Zugang für Ihr System, Ihre Version und Lizenz gibt, klären wir an Ihrer Installation, bevor etwas zugesagt wird.
Häufige Fragen
Kann die KI falsche Zahlen liefern?
Ja, etwa wenn die Frage mehrdeutig ist oder die Stammdaten fehlerhaft sind. Deshalb sollte jede Antwort zeigen, welche Datensätze verwendet wurden, damit man nachprüfen kann.
Ersetzt das unser Berichtswesen?
Nein. Feste Berichte für Monatsabschluss und Controlling bleiben. Abfragen in normaler Sprache helfen bei Fragen, für die es keinen fertigen Bericht gibt.