Womit fängt ein KMU mit ERP bei KI am besten an?

Mit einer Aufgabe, bei der sich der Nutzen leicht nachprüfen lässt. Das ist meist Handarbeit, die häufig vorkommt und immer ähnlich abläuft: Eingangsrechnungen erfassen, Bestellungen aus Mails abtippen, Auftragsbestätigungen prüfen. Oder Fragen, die im Haus immer wieder gestellt werden und deren Antworten irgendwo in Unterlagen stehen. Das größte Problem im Unternehmen ist selten der beste Anfang.

Woran erkennen Sie eine gute Startaufgabe?

An vier Merkmalen:

1. Sie kommt oft vor. Täglich oder wöchentlich, nicht zweimal im Jahr.
2. Sie läuft ähnlich ab. Die zehnte Rechnung sieht im Kern aus wie die erste, auch wenn das Layout wechselt.
3. Fehler sind erkennbar. Ob ein Betrag richtig ausgelesen wurde, sieht man beim Prüfen auf einen Blick.
4. Jemand leidet darunter. Eine Aufgabe, über die im Team geklagt wird, findet beim Testen Unterstützer.

Trifft alles zu, haben Sie einen guten Kandidaten. Trifft wenig zu, wird das Projekt mühsam, egal wie gut die Technik ist.

Welche Aufgaben eignen sich für den Anfang nicht?

Seltene und komplexe Entscheidungen, etwa die Kalkulation eines Sonderprojekts oder die Frage, welcher Lieferant langfristig der richtige ist. Hier steckt viel Erfahrung drin, und ob eine KI-Antwort gut war, zeigt sich erst Monate später.

Ebenfalls schwierig: Aufgaben, bei denen die Grundlagen fehlen. Wenn der Artikelstamm voller Lücken ist, wird eine KI, die Bestellungen zuordnen soll, an diesen Lücken scheitern. Dann ist das Aufräumen der Stammdaten der eigentliche erste Schritt.

Braucht der Anfang einen Zugang zum ERP?

Nicht unbedingt. Das ist eine gute Nachricht, denn die Frage nach Schnittstellen und Lizenzen ist oft der langwierigste Teil. Eine Wissensdatenbank für Verträge, Anleitungen und Postfächer lässt sich unabhängig vom ERP einrichten. Und eine Automatisierung kann Rechnungen auch zunächst in eine Prüfliste schreiben, aus der jemand sie übernimmt.

Der Zugang zum ERP kann später dazukommen, wenn sich der Nutzen gezeigt hat. Welche Zugänge Ihr System dann bietet, klärt die Prüfung Ihrer Installation.

Wie sieht ein vernünftiger erster Schritt aus?

Eine Liste machen. Bitten Sie Einkauf, Verkauf und Buchhaltung, je drei Tätigkeiten aufzuschreiben, die sie am meisten Zeit kosten oder am meisten nerven. Dazu: wie oft, wie lange, wo die Daten herkommen.

Eine Aufgabe auswählen. Nach den vier Merkmalen oben. Lieber eine, die klein und klar ist, als eine, die groß und schwammig ist.

Mit echten Fällen testen. Ein Probelauf mit Ihren eigenen Rechnungen oder Bestellungen zeigt, wie gut das Auslesen bei Ihren Lieferanten klappt. Eine Vorführung mit Musterdokumenten zeigt das nicht.

Messen und entscheiden. Vorher zählen, nachher zählen. Wenn sich kein Unterschied zeigt, ist auch das ein Ergebnis.

Was sollten Sie vermeiden?

Mehrere Projekte gleichzeitig zu starten, weil alles interessant klingt. Ein Werkzeug zu kaufen, bevor klar ist, welche Aufgabe es lösen soll. Und Mitarbeiter erst einzubinden, wenn alles fertig ist. Wer die Arbeit heute macht, weiß am besten, wo die Stolpersteine liegen, und entscheidet am Ende mit, ob die Lösung im Alltag genutzt wird.

Wie geht es nach dem ersten Schritt weiter?

Läuft die erste Aufgabe gut, liegt die zweite oft nahe. Wer Eingangsrechnungen automatisch ausliest, interessiert sich bald für Auftragsbestätigungen. Wer eine Wissensdatenbank für Verträge nutzt, will bald auch ERP-Daten einbeziehen. Wie eine solche Erweiterung in vier Schritten vom Erstgespräch bis zur Betreuung abläuft, beschreibt die Seite So läuft eine Anbindung.