Soll ein Website-Chatbot Händlern Lagerstand und Lieferstatus aus dem ERP nennen?

Er kann, aber es ist der heikelste Teil eines Website-Chatbots. Für Lieferstatus und Lagerstand braucht der Chatbot einen lesenden Zugang zum ERP. Beim Lieferstatus muss er außerdem sicher wissen, wer fragt, sonst gibt er fremde Auftragsdaten preis. Und genaue Lagerzahlen sind auch für Mitbewerber interessant. Viele Hersteller und Großhändler fahren deshalb gut damit, zuerst ohne ERP-Zugang zu starten.

Was kann ein Chatbot ohne Zugang zum ERP?

Mehr, als man denkt. Er beantwortet Fragen zu Ausführungen, Maßen, Materialien und Lieferbedingungen aus Unterlagen, die Sie freigeben, etwa Datenblättern und Geschäftsbedingungen. Er sammelt die Angaben für eine Angebotsanfrage vollständig ein. Und wenn jemand nach seiner Bestellung fragt, nimmt er die Auftragsnummer auf und gibt die Anfrage an den Innendienst weiter.

Für viele Händleranfragen reicht das. Die Frage nach dem ERP-Zugang stellt sich erst, wenn sich zeigt, dass ein großer Teil der Gespräche am Lieferstatus hängen bleibt.

Was ist beim Lieferstatus das Problem?

Ein Auftrag gehört einem Kunden. Fragt jemand im Chat „Wo ist Auftrag 24-10377?“, muss der Chatbot sicher sein, dass die Person zu diesem Kunden gehört. Eine Auftragsnummer allein reicht dafür nicht, sie steht auf Lieferscheinen, wird weitergeleitet und lässt sich erraten.

Gibt der Chatbot trotzdem Auskunft, kann jeder mit etwas Ausdauer Lieferadressen, Mengen und Termine fremder Kunden abfragen. Das ist ein Datenschutzproblem und ein Geschäftsgeheimnis-Problem zugleich.

Sauber lösen lässt sich das nur mit einer Anmeldung, etwa in einem Händlerportal oder Kundenkonto. Dann weiß der Chatbot, für welchen Kunden er Daten zeigen darf, und blendet alles andere aus.

Und beim Lagerstand?

Hier geht es weniger um Datenschutz als um Wettbewerb. Wer sieht, dass von einem Artikel nur noch zwölf Stück da sind, weiß etwas über Ihre Lage. Mitbewerber können das genauso abfragen wie Händler.

Ein gängiger Mittelweg ist eine grobe Angabe: „lagernd“, „wenige verfügbar“, „auf Anfrage“. Die Schwellen legen Sie fest. Der Chatbot liest die Menge aus dem ERP, zeigt aber nur die Stufe. Verbindlich ist auch das nicht, denn zwischen Frage und Bestellung kann ein anderer Kunde zugreifen. Das sollte der Chatbot auch so sagen.

Was braucht es technisch?

Einen lesenden Zugang zu Lagerbeständen oder Aufträgen, der auf genau diese Angaben beschränkt ist. Der Chatbot sollte nicht das ganze ERP sehen, sondern nur die Felder, die er für seine Antwort braucht. Welche Zugänge Ihr ERP dafür bietet, ist je nach System, Version und Lizenz verschieden; ob das bei Ihnen geht, zeigt die Prüfung Ihrer Installation.

Dazu kommt die Frage, welche Dienste die Eingaben im Chat verarbeiten. Bei Goma-IT wird das vor dem Start schriftlich offengelegt. Je nach Einrichtung können auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein, was dann in Ihre Datenschutzerklärung gehört.

Was gilt rechtlich?

Der Chatbot muss als KI erkennbar sein. Das verlangt Art. 50 Abs. 1 AI Act seit 2. August 2026. Für Auftragsdaten mit Ansprechpersonen und Lieferadressen gilt außerdem die DSGVO, mit allem, was dazugehört: Zweck, Zugriffsschutz, Auftragsverarbeitung. Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.

Wie entscheiden Sie?

Drei Fragen helfen:

1. Wie viele Händleranfragen betreffen tatsächlich Lieferstatus oder Verfügbarkeit? Lassen Sie den Innendienst zwei Wochen lang mitzählen.
2. Gibt es schon eine Anmeldung für Händler, etwa ein Portal oder einen Webshop?
3. Welche Lagerinformation würden Sie auch einem Mitbewerber zeigen?

Ist der Anteil gering oder fehlt eine Anmeldung, starten Sie ohne ERP-Zugang und schauen nach einigen Monaten, wo der Chatbot an den Innendienst übergeben musste. Wie ein Chatbot für Hersteller und Händler aufgebaut ist, beschreibt die Seite zum Website-Chatbot.